Formål

I henhold til Forskrift om offentlige arkiver av 11.desember 1998 §2-2 skal et offentlig organ ha en ajourført samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert.

Arkivplanens formål er å styre produksjon, organisering og bevaring av arkivverdig dokumentasjon ved Universitetet i Oslo. Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen og oppbyggingen av arkivet, og skal også vise hva slags instrukser, regler, planer m.v. som gjelder arkivarbeidet ved UiO. Arkivplanen skal kunne gi informasjon om arkivmaterialet og arkivfunksjonen på en måte som ivaretar UiOs behov for kvalitetssikring og gjenfinning. I tillegg kan den enkelte enhet ved UiO, og ikke minst UiO sentralt, bruke arkivplanen som planleggings- og styringsredskap for organets arkivarbeid, både i det daglige arbeid og i et mer langsiktig perspektiv.

Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsetting:

  • Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
  • Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
  • Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.