Arkivtjenesten ved UiO

Arkivtjenesten ved Universitetet i Oslo består av en faglig ledelse, Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon, og lokale arkiver, såkalte delarkiver, knyttet til universitetets ulike enheter.

Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon har, med grunnlag i Arkivloven med forskrifter og UiOs organisatoriske oppbygning, det faglige ansvaret for å utvikle arkivtjenesten ved universitetet. I tillegg har seksjonen arkivfaglig ansvar for lokale arkivene.

Universitetet har 15 arkiver fordelt på fakulteter, sentraladministrasjonen, museer, universitetsbibliotektet og enkelte sentra. De lokale arkivene har ansvar for den daglige arkivdriften ved sine respektive enhter, samt de lokale rutinene for ivaretakelsen av denne driften. Hvert delarkiv ledes av en arkivansvarlig.

Arkivtjenesten ved UiO gikk over til elektronisk journalføring i 01.06.1999 med innføringen av UiO NOARK. Dette er et NOARK3-system med noe tilleggsfunksjonalitet fra NOARK4-standarden. Elementer fra NOARK4-standarden er bruk av notatfunksjonen og bruk av avskjerming ved gradering. Med sak-arkivsystemet ePhorte ble elektronisk arkivering av dokumenter innført i februar 2008.

Delarkiver:

  • Det humanistiske fakultet
  • Det juridiske fakultet
  • Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
  • Det medisinske fakultet
  • Det odontologiske fakultet
  • Det samfunnsvitenskapelige fakultet
  • Det teologiske fakultet
  • Det utdanningsvitenskapelige fakultet
  • Kulturhistorisk museum
  • Naturhistorisk museum
  • CERES - Nasjonalt senter for felles systemer og tjenester for forskning og studier
  • Senter for tverrfaglig kjønnsforskning
  • Senter for utvikling og miljø
  • UiO: Ledelsen og støtteenheter
  • Universitetsbiblioteket

Tidligere delarkiv ved Molecular Life Science ble overtatt av Det medisinske fakultets arkiv i 2016.

Tidligere delarkiv ved Universitetets senter for informasjonsteknologi ble overtatt av delarkivet ved UiO: Ledelsen og støtteenheter i 2016.

Dokumentfangst

Et offentlig organ er lovpålagt å journalføre og arkivere sine saksdokumenter. For å kunne oppfylle dette kravet må arkivtjenesten drive aktiv dokumentfangst, og en forutsetning for dette er å identifisere områder eller personer som produserer arkivverdig dokumentasjon - man kan ikke innhente noe man ikke vet at eksisterer. Arkivtjenesten er avhengig av hjelp fra hele organisasjonen for å gjøre dette identifikasjonsarbeidet, og den enkelte arkivmedarbeider må ha ha god kjennskap til organisasjonsstrukturen, virksomheten, ansvarsfordelingen og dokumentflyten.

Effektiv dokumentfangst krever at organisasjonen som helhet er bevisst på de krav som stilles til et arkiv og hvilken funksjon et sak-arkivsystem er ment å ha, og at ledelsen støtter opp om arbeidet som gjøres av arkivtjenesten.

Kvalitetssikring

Arkivrutiner er ikke statiske. Kvaliteten på en organisasjons arkiv- og dokumentforvaltning er direkte koblet til kvaliteten på rutinene, og til arkivtjenestens muligheter til å bedrive utviklingsarbeid. Ved jevnlig å revidere og oppdatere eksisterende rutiner samt utvikle nye rutiner ved behov, kvalitetssikrer man at organisasjonen har en effektiv og forskriftsmessig arkiv- og dokumentforvaltning. Det er essensielt at arkivrutiner utvikles i forkant av organisatoriske endringer, systemutviklinger og virksomhetsutvidelser, og at arkivtjenesten involveres tidlig i prosessen.

Det foregår en stadig utvikling innenfor arkivfeltet, og som et ledd i kvalitetssikringen av arkiv- og dokumentforvaltningsarbeidet er det viktig at arkivmedarbeiderne får mulighet til faglig oppdatering og utvikling. Gjennom opplæring og veiledning av organisasjonens øvrige ansatte kvalitetssikrer man også arkivtjenesten - økt felles forståelse på tvers av organisasjonen når det gjelder betydningen av en godtfungerende arkivtjeneste, vil på sikt bidra til bedre samarbeid.