Den enkelte saksbehandler/leder har ansvaret for hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn i.h.t. gjeldene lovverk. Unntakene blir registrert i Public 360 med henvisning til aktuell lovhjemmel.

Arkivtjenesten er ansvarlig for at det lages en offentlig journal. Denne skal være utformet slik at den gir oversikt over alle inn- og utgående brev, samtidig som konfidensielle opplysninger er skjermet for innsyn.

Det er saksbehandlers/leders ansvar å avgjøre om et dokument er offentlig tilgjengelig eller ikke. Saksansvarlig er ansvarlig for at dokumentet blir påført Unntatt offentlighet og hvilken lovhjemmel i offentlighetsloven som anvendes (riktig paragraf). Videre skal det registreres graderingskode i Public 360. Saksansvarlig er likeens ansvarlig for at alle dokumenter som unntas offentlighet tilgangsvurderes og påføres riktig skjerming i Public 360.

Den offentlige journalen skrives først ut etter at arkivtjenesten har kvalitetssikret alle opplysninger. Offentlig journal inneholder alle inn- og utgående dokumenter, saksfremlegg til offentlige utvalg, N og X notater (jfr. Arkivforskriften § 2-6: "Organinterne dokument [...] registrer organet i journalen så langt organet finn det tenleg. Saksframlegg som nemnde i § 5 tredje ledd i offentlegheitslova skal likevel alltid journalførast.")