Dokumentsenteret skal åpne og journalføre inngående post.

• Saksdokumenter på papir blir stemplet med journalstempel som inneholder opplysninger om mottatt dato samt saks- og dokumentnummer.
• E-post fra sentralt postmottak samt digital post mottatt via SvarInn (og AltInn ved behov) åpnes og journalføres.
• Arkivtjenesten journalfører og skanner saksdokumentene og knytter de til eksisterende saker eller oppretter nye saker.
• Dokumenter som inneholder særlige kategorier av personopplysninger* registreres i P360 sikret sone.
• Etter skanning av dokumenter kvalitetssikres dokumentene ved at man sjekker at det skannede dokumentet tilsvarer originalen.
• Vest-Agder fylkeskommunes målform er bokmål. Dokumenter på nynorsk (evt. på andre språk), registreres med dokumenttittel på bokmål i journalposten.  

Personvernforordningen, jf. personopplysningsloven, stiller krav til hvordan vi behandler personopplysninger. Særlige kategorier av personopplysninger (ref. artikkel 9 nr. 1) – i tidligere lov kalt sensitive personopplysninger - skal sikres et særlig vern. Dette gjelder journalposter om elever, personal, tannhelsepasienter og andre personer, hvor det foreligger opplysninger om helseforhold, rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, eller andre opplysninger som etter loven krever ekstra skjerming. Disse registreres i P360 sikret sone for å sikre et høyere sikkerhetsnivå.