Definisjoner og regler for arkivavgrensning, bevaring og kassasjon finnes i forskrift om offentlege arkiv (arkivforskriftens §§ 14-15).

Arkivavgrensning

For å sikre gjenfinning og en effektiv bruk av resurser skal mengden arkivmaterialet begrenses. Følgende materialer skal arkivbegrenses:

• trykksaker og rundskriv
• konsept, kladder, ekstra kopier, interne meldinger og lignende (som ikke har verdi som dokumentasjon)

 Mulige unntak og flere eksempler nevnes i arkivforskriften § 14.

Bevaring

Et bevaringspåbud gjelder for arkivverdig material.

Noen eksempler for arkivverdig material er:

• arkivmateriale eldre enn 1950
• arkivplaner

I arkivforskriften § 15 opplistes ytterligere typer dokumenter som skal bevares.

Kassasjon

Noe arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon kan i henhold til kassasjonsregler fjernes fra arkivet. I riksarkivarens forskrift finnes spesielle kassasjonsbestemmelser for enkelte saksområder under kapittel 7.

I prinsippet gjelder alle bestemmelsene i arkivlov og forskrift både for arkivmateriale på papir og elektronisk.