Ansvar og fullmakter på arkivområdet

Det følger av arkivforskriften at det er den øverste ledelsen i et organ som har det overordnede ansvaret for arkivarbeidet i organet. Ved Universitetet i Oslo (UiO) er dette universitetsdirektøren.

Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon (eSak) i Avdeling for personalstøtte (AP):

eSak har ansvar for støtte, rådgiving, opplæring og utvikling av standard prosesser for arkivområdet for UiO og sikre at eksterne krav innen arkivområdet blir overholdt. Seksjonen påser at arkivdanningen skjer i overensstemmelse med krav i arkivlov med forskrifter, offentleglova og annet relevant lov- og regelverk, og ivaretar forvaltningen av de digitale løsningene for saksbehandling og arkivering. 

Lederes ansvar

  • Ledere skal bidra til at UiO oppfyller lovens formål om å "tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida"
  • Ledere skal godkjenne dokumenter i tråd med delegasjonsreglementet ved UiO.
  • Løpende fordele brev og notater enheten har mottatt, eller sikre at dette er ivaretatt.
  • Ha god dialog med Avdeling for Personalstøtte (AP) om egen enhet sine saksbehandlings- og arkivdanningsprosesser.
  • Informere AP om omorganiseringsprosesser i god tid før disse finner sted slik at nødvendige arkivfaglige vurderinger kan inngå som en del av prosessen.
  • Informere AP når det vurderes å anskaffe nytt fagsystem.
  • Informere AP når det vurderes å utvikle, innføre eller endre bruk av administrative systemer for å avklare eventuelle arkivfaglige forhold på et tidlig tidspunkt.

Saksbehandlers ansvar

Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en effektiv og autoritativ informasjonsbase. Saksbehandlerne skal derfor:

  • Bruke UiO sitt saksbehandlings- og arkivsystem i saksbehandlingen.
  • Sende arkivpliktige papirbaserte henvendelser til eSak for skanning og journalføring.
  • Arkivpliktige henvendelser sendt på e-post direkte til saksbehandler skal registreres i saksbehandlingssystemet av saksbehandleren selv.
  • Avskrive restanser løpende, enten ved at brev og interne notater besvares eller ved at de tas til etterretning. 
  • Ferdigstille saker de er saksansvarlige for når saksbehandlingen anses som avsluttet og det ikke forventes ytterliigere korrespondanse i saken.
  • Offentlighetsvurdere dokumenter før de sendes ut av egen enhet. 
  • Sende dokumenter på elektronisk godkjenning i tråd med retningslinjer for dette.