I mottaksprosessen:

- Kontrollere registeropplysningane på saker som ein er saksansvarleg for. Dette skal gjerast under postsirkulasjonen.

- Sjå til at postmappa ikkje stoppar opp på eige eller ubemanna kontor.

- Sjå til at all post vert levert arkivtenesta før ein startar med sakshandsaming

Det vil i første rekkje vere tilfelle for post ein har motteke gjennom personleg adressering, e-post, telefaks eller ved levering hand til hand.

I avsendingsprosessen:

- Registrere alle utgåande dokument (interne/eksterne) i sakshandsamingssystemet. Knytte dokumentet til ei allereie eksisterande sak eller opprette ny sak dersom det ikkje eksisterer noko sak frå før på dette emnet. Påføre arkivkode.

Merk: For einingar som ikkje er knytt opp mot sakshandsamingssystemet, skal arkivtenesta utføre denne registreringa.

- Ta to kopiar av brevet og levere dei til arkivtenesta for arkivering.

Under oppbevaring:

- Syte for å overhalde fristar på forfall, restansar og utlån. Ved eventuell forlenging av utlån (utover 4 veker)skal sakshandsamar gje melding til arkivtenesta om dette.

- Gje melding til arkivtenesta når ei sak er avslutta. Det vil seie at ein ikkje forventar fleire brev i saka. (Arkivtenesta har høve til å opne saka igjen dersom det skulle vise seg å vere naudsynt)

- Sjå til at arkivmateriale etter avslutta saker (adm- og utvalsaker) vert levert i rimeleg orden til arkivtenesta, det vil seie at dokument som er uvesentlege for saka vert teke bort.

Halde seg oppdatert på K-kodane innanfor eige fagfelt og ha eit aktivt forhold til bruken av dei. Med det meinast at ein ser til at kodane vert nytta likt innanfor sit arbeidsfelt og kontinuerleg vurderer trong for å nytte tilleggskodar og primær og sekundær oppdeling.