Den enkelte saksbehandler/leder har ansvaret for hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn i.h.t. gjeldene lovverk. Unntakene blir registrert i sak-/arkivsystemet med henvisning til aktuell lovhjemmel.

Arkivtjenesten legger ut offentlig journal (OJ) på fylkeskommunens hjemmeside. Denne skal være utformet slik at den gir oversikt over alle inn- og utgående brev, samtidig som taushetsbelagte opplysninger er skjermet for innsyn. Interne dokumenter blir også lagt ut på postlista. Offentlig journal kan finnes via denne lenken:

Det er saksbehandlers/leders ansvar å avgjøre om et dokument er offentlig tilgjengelig eller ikke. Saksansvarlig er ansvarlig for at dokumentet blir påført unntatt offentlighet (UO) og hvilken lovhjemmel i Offentleglova som anvendes (riktig paragraf). Videre skal det registreres graderingskode i P360. Saksansvarlig er likeens ansvarlig for at alle dokumenter som unntas offentlighet tilgangsvurderes og påføres riktig skjerming i P360.

Saksbehandler er også ansvarlig for å følger skriveregler i henhold til Vest-Agder fylkeskommunes språkveileder. Språkveilederen kan finnes på intranettet: http://intranett/VAFInfo/Documents/Språkveileder%20VAF.pdf. Fylkeskommunens kommunikasjon skal være tydelig og enkel, og et klart språk som alle kan forstå skal brukes.

Offentlig journal inneholder alle inn- og utgående dokumenter, saksfremlegg til offentlige utvalg, N og X notater.

• N - notat, notat med oppfølging, notatet krever avskrivning/svar fra mottaker.
• X- notat, notat uten oppfølging, notatet krever ikke avskrivning/svar fra mottaker.

Personvernforordningen, jf. personopplysningsloven, stiller krav til hvordan vi behandler personopplysninger. Særlige kategorier av personopplysninger (ref. artikkel 9 nr. 1) – i tidligere lov kalt sensitive personopplysninger - skal sikres et særlig vern og tilgjengeliggjøres derfor ikke på nettet. Dette gjelder journalposter om elever, personal, tannhelsepasienter og andre personer, hvor det foreligger opplysninger om helseforhold, rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, eller andre opplysninger som etter loven krever ekstra skjerming. Postliste for disse dokumentene kan rekvireres via henvendelse til postmottak@vaf.no

Postliste blir i utgangspunktet gjennomgått for kvalitetssikring to ganger. Første gang blir dokumenter som er ferdigstilt/ekspedert fra saksbehandlere, kvalitetssikret og journalført av arkivarer på Dokumentsenteret. Andre gang er ved gjennomlesing av den såkalte QBE-rapporten. Denne rapporten leses gjennom, og dokumentposter oppdateres om nødvendig. Deretter publiseres postjournalen fra P360 mot Public journal. I tillegg er det i den forbindelse en tredje kvalitetskontroll, hvor man tagger personnavn og her også kan se om personnavn er blitt skjermet korrekt hvor det er nødvendig. 

Rutine for kvalitetssikring av postliste, bruk av QBE rapporten og publisering til Public Journal (offentlig journal på fylkeskommunens hjemmeside) kan finnes internt på Sånnja.