STATLIG MAL

INNHOLD

Oversikt over elektroniske systemer, for eksempel sak/arkivsystemer (Noark-systemer) spesialiserte fagsystemer, databaser og elektroniske registre. Alle elektroniske systemer som er i bruk som saksbehandlingssytemer eller støttesystemer i saksbehandlingen skal registreres her. Rene kontorstøtteverktøy som Office-programmer og lignende skal ikke registreres her.

STRUKTUR

Denne oversikten bør deles i Aktive systemer (systemer som fremdeles er i bruk) og Avslutta Systemer (systemer som har gått ut av aktiv bruk men som ikke er avlevert). Organisasjonen bestemmer selv hvordan systemoversikten under mappene skal struktureres.

ARKIV I NORDLANDS MAL

INNHOLD

De elektroniske systemene kan deles inn i to hovedgrupper:

• sak-/arkivsystem
• fagsystem

E lektronisk sak-/arkivsystem er system som journalfører dokumenter lagret i saksmapper i saksarkiv og andre arkivdeler, og/eller utvalgssaker elektronisk. Eksempel på slike system er: Doculive, Public 360, Kontor 2000, Forum Winsak, ePhorte, Symfoni, Acos WebSak m.fl. (Se også veiledningen til publikum på forsiden til mappen Elektroniske system).

Med fagsystem mener vi spesialiserte fagsystem som kommunen har kjøpt eller laget selv, og som ligger utenfor sak-/arkivsystem. Slike fagsystem kan være; klientbaser , forenings- og lagsregister, lønningssystemer eller registre som tidligere inneholdt opplysninger som ble ført i protokoller eller kartotek. Legekontor, skoler og barnehager har også egne fagsystem. Felles for fagsystemene er at opplysningene som lagres ofte ikke blir skrevet ut på papir. Eksempel på fagsystemer er: Unique, Oscar, Gerica.

Vi skiller også her mellom "fagsystem" og "databaser og registre". Sistnevnte er mindre registre som ikke inngår i et større system som kan kjøpes på markedet, men som gjerne er selvutviklet i egen organisasjon.

STRUKTUR

I AiNs mal legges de aktive systemene i mappen "Arkivoversikt inneværende periode" og de avsluttede systemene i mappen "Arkivoversikt eldre perioder".

Spesialiserte fagsystemer legges direkte under den sektoren de er satt opp for. Dersom systemet benyttes av alle organisasjonsenhetene (f.eks. personalsystem) legges det på øverste nivå under mappen "Fagsystem, databaser og registre". Andre registre og databaser til støtte for saksbehandlingen (ofte selvutviklet) legges i mapper for "databaser og registre for NN sektor" eller mappen "Felles databaser og registre".

Eldre og avsluttede systemer legges over i mappen "Arkivoversikt eldre perioder" i samme struktur som for aktiv periode. I forklaringen ovenfor under "STATLIG MAL", "STRUKTUR" står det:

"systemer som har gått ut av aktiv bruk men som ikke er avlevert".

AiNs kommentar: Oversikten bør (skal) også etter avlevering, så vel som etter deponering, (se regler for dette og avtale med AiN) fremdeles stå inne i egen arkivplan i mappen "Arkivoversikt eldre perioder", men med henvisning til institusjonen (AiN) som har mottatt de avleverte databasene.