I Vegårshei kommune er systemansvar for sak/arkivsystemet samlokalisert med arkivansvar. Faglig leder for det enkelte tjenesteområdet har systemansvar for fagsystemene som anvendes, mens arkivlederen delegerer det daglige arkivansvaret.

Systemansvarlig sine kjerneoppgaver er:

• Styre arkivstruktur og brukeradministrasjon i sak-/arkivsystemet.
• Opprette brukere og angi autorisasjon (tilgangsstyring).
• Lage og vedlikeholde dokumentmaler, importsentraler m.m.
• Tilrettelegge/tilpasse systemet til det beste for daglig bruk for leder/saksbehandler og i forhold til arkivansvaret.
• Feilmelde til systemleverandør/IKT når feil oppstår.
• Holde seg oppdatert om endringer i IKT-struktur lokalt
• Periodisere/omstrukturere systemet ved kommunestyrevalg/omorganiseringer.
• Ha ansvar for at det blir tatt uttrekk av elektronisk arkiv i samarbeid med IKT.

Systemansvar for de ulike fagsystemene ligger hos de ytre enhetene.

Mer om tilgangsstyring

• Arkivtjenesten ved arkivleder oppretter brukertilgang.
• Både enhetsledere og saksbehandlere har i utgangspunktet tilgang til alle saker og ferdigstilte journalposter i systemet.
• Ved unntak fra offentlighet på journalposter får kun saksbehandlere lese- og skrivetilgang til "egne" dokumenter og ev. dokumenter av samme art som andre har gitt de tilgang til, og der de er autorisert for tilgang.
• Enhetsleder har tilgang til alle journalposter som har status Reservert i egen avdeling. Saksbehandler har bare tilgang til egne journalposter med status Reservert, og ev. journalposter av samme art som andre har gitt de tilgang til, og der de er autorisert for tilgang. Lærere har tilgang til alle elevmapper som har tilgangsgruppe Elev.
• Arkivtjenesten har full tilgang til alle saker og journalposter.