Innkommet post - restanser

All innkommet post som har verdi som dokumentasjon og/eller er gjenstand for saksbehandling skal alltid registreres av sentralt postmottak, unntatt epost/SMS/telefonsamtaler eller andre elektroniske meldinger som går direkte til saksbehandler, denne har saksbehandler selv ansvar for å eksportere til sak/arkivsystemet.

All registrering av innkommet post skal skje i kommunens sak/arkivsystem uten unødig forsinkelser.

• Papirpost som mottas direkte skal straks leveres til sentralt postmottak for registrering, eventuelt registreres inn selv
• Sjekk sak-/arkivsystemet om du har fått

  arkivverdig post til behandling "Innkomne dokumenter" og Innkomne kopier"

  .
• Sjekk posthylla om du har fått a

  nnen post eller informasjo

  n
• Sjekk om posten er

  rett fordelt

• Sjekk at registreringen er

  riktig, ligger i rett sak, om offentlighetsvurdering er riktig og at dokumentet har tilfredsstillende kvalitet

• Sett

  eventuelt på kopimottakere

• Avskriv/besvar restanser

  (innkommet post registrert på deg)

  fortløpende

Dersom dokumentet skal unntas offentlighet:

• Sett på rett

  tilgangskode med rett lovhjemmel

  .
• For intern skjerming sett på

  riktig tilgangsgruppe

• Sett

  eventuelt en offentlig tittel

  . Aldri unnta hele tittelen, men personnavn og annet som kan røpe HVEM det gjelder. HVA det gjelder skal være synlig så sant ikke det alene røper hvem det gjelder.
• Marker

  eventuelt avsender/mottaker som u-off

  dersom det er vedkommende det gjelder som får brevet
• Ikke send personsensitive opplysninger med e-post - bruk Digital Forsendelse -sSvarUt

I tillegg til restansene får du og inn alle interne notat/referat som sendes i sak og arkivsystemet, samt interne kopier fra andre til deg. Disse finner du i søket "Innkomne kopi".

• ekspeder(ferdigstill) alle dokumenter
• avskrive ev. restanser
• er det dokumenter som har feil eller mangler skal disse settes til "Utgått" av arkivtjenesten, før saken markeres som Avsluttet.

Egenproduserte saksdokumenter og utgående post

(Bruk e-læring og hjelpesedler til veiledning). All utgående korrespondanse fra kommunen skal arkiveres. Dette gjelder både brev, epost, sms og ev referat fra telefonsamtale/samtale.

• Velg rett

  avskrivingsmåte

  dersom du svarer på et inngående dokument

• Vurder

  om dokumentet skal unntas

  offentlighet

  (da må du ha lovhjemmel for å kunne unnta. Dette gjelder også for interne dokumenter) Dersom det skal unntas se i punkt over om unntak fra offentligheten.

• Ekspeder (ferdigstill)

  alle egne dokumenter (utgående brev, notat, saksframlegg)
• Utgående dokumenter skal

  hovedsakelig ekspederes elektronisk via Digital Forsendelse -SvarU

  t (ev. ekspeder med epost eller bruk av epostmal). elektronisk, også sensitiv post kan sendes via Digital Forsendelse).

NB: Flere fagsystemer mottar og sender også post via Digital Forsendelse - Vær obs på at sensitiv informasjon ikke kan sendes med epost.

Egne saker i Sak/arkivsystemet

• Sjekk søket "Under arbeid" med jevne mellomrom

  . Dette gir oversikt over alle dine saksmapper, dokumenter under arbeid, arbeidsprosesser og innsynsbegjæringer.
• Saker som er

  ferdigbehandlet skal markeres som avsluttet

  av saksbehandler.

Sjekk følgende før du markere saken som avsluttet

• Er alle restanser avskrevet?
• Har alle dokumentene status E eller J? Om noen har status R må du gi de status E
• Har alle dokumentene en fil tilknytta? Hvis ikke må du vurdere om de skal slettes. Arkivtjenesten kan da sette de til "Utgått"

Saker som er avsluttet blir fortløpende endelig avslutta av arkivtjenesten. Disse sakene kan søkes opp på vanlig måte, men er sperret for nyregistrering. Om de ligger i inneværende arkivperiode kan de gjøres aktive igjen om det oppstår nye ting i saken.

For saksbehandlere som benytter andre fagsystemer, i tillegg til eller i stedet for P360

• Klient-/pasientopplysninger og korrespondanse journalføres i fagsystemet - (ihht. egne rutiner - som er på plass i varierende grad)
• Arkivering skjer i papirbaserte klient-/pasientmapper, dersom fagsystemet ikke har NOARK godkjenning. Ta alltid utskrift av det som ikke er pasientrettet til arkivering!
• For klientarkiv i aktiv bruk må en sikre gode rutiner i forhold til personvern og sikring mot skade på dokumentene

Rutiner spesielt for leder

• Leder skal godkjenne dokumenter etter forespørsel fra sine saksbehandlere. Eget søk på arbeidsflyt "Under arbeid".
• Leder har ansvar for å se til at enheten ikke har uforholdsmessig mange restanser. (Arkivleder sender to ganger i året ut restansekontroll, men leder bør holde seg orientert om status fortløpende.)
• Når en ansatt i enheten skal slutte eller ut i lengre permisjon har leder ansvar for å gi beskjed til arkivtjenesten og se til at vedkommende er ajour i sak og arkivsystemet (har ferdigstilt sine dokumenter, avsluttet ferdige saker, avskrevet alle sine restanser m.m.). Gjerne i samråd med arkivleder. Det må lages liste over saker som ev. skal flyttes over på ny saksbehandler.
• Når det kommer en ny ansatt i avdelingen har leder ansvar for å se til at vedkommende får opplæring i sak og arkivsystemet og brukertilgang med rette autorisasjoner.
• Arkivtjenesten må involveres på et tidlig tidspunkt dersom det planlegges organisatoriske endringer som kan få betydning for arkivtjenesten.
• Informer og involver arkivleder når det vurderes å utvikle, innføre eller endre bruken av administrative rutiner og systemer, slik at eventuelle arkivfaglige problemstillinger kan avklares på et tidlig tidspunkt.