Ved overføring av papirarkiv til bortsettingsarkiv skal man merke de enkelte arkivstykker (esker, pakker, protokoller, filmruller, elektroniske lagringsmedium etc.) med:

• navn på fylkeskommune
• navn på arkivskaper (dvs. skole)
• arkivdel (kopibok, k-kodearkiv, elevarkiv etc.)
• innhold (f.eks. kode og tekst i arkivnøkkelen, evt. "Elever A-F" e.l.)
• tidsrom arkivmaterialet omfatter.

Videre skal man gjennomføre arkivbegrensning og kassasjon i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer. Det skal også utarbeides liste over materiale som blir kassert, og en fullstendig arkivliste over det som bevares. Ved bruk av elektronisk journal (Public 360) kan avleveringslisten produseres automatisk fra journalsystemet, men nummerering av arkivstykkene må påføres spesielt.

Møtebøker, protokoller, kopibøker og papirbaserte journaler skal bindes inn senest ved bortsetting.