Avlevering til arkivdepot skal normalt gjennomføres 25 år etter at arkivet gikk ut av aktiv bruk. Skoler som ønsker å avlevere elevmapper til depot må kontakte depotansvarlig i god tid før avleveringen. Elevmapper avleveres ti år etter avslutning. Avleveringer skal omfatte arkiv fra minst en arkivperiode. Ved omorganisering og eventuelt nedleggelse av organisasjon/virksomhet skal alt arkivmateriale avleveres umiddelbart.

Når arkiv blir avlevert til depot, skal det følge med avleveringslister. Avleveringslistene skal inneholde opplysninger om arkivskaper og innholdet i avleveringen. Som minimum skal en ha med en oversikt over arkivserier og arkivstykke i hver serie (protokoll eller arkivboks). Arkivstykkene skal være merket med arkivskapernavn og årstall.

Det administrative ansvaret for avlevert materiale blir overført fra arkivskaperen til depotet.

Nærmere retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av depotansvarlig.