Personmapper fra arkivdeler med sensitive personopplysninger, f.eks. elevarkiv, skal som hovedregel avleveres 10 år etter siste kontakt med vedkommende person. Når en slik avlevering skjer til IKAVA, er det å regne som fjernarkivering (depotordning) under særlig trygge forhold. Deponert arkivmateriale av denne typen er fremdeles underlagt fylkeskommunenes disposisjonsrett.

Deponering skal normalt gjennomføres hvert fjerde år. Materialet skal være arkivbegrenset, renset (binders/stifter etc. fjernet), ordnet og pakket i arkivbokser og registrert på avleveringsliste.

Mappene skal legges i godkjente arkivbokser i samme orden som den arkivet var ordnet etter før deponering. Aktuelle ordningsmåter er etter fødselsdato eller alfabetisk etter navn. Mapper etter døde personer bør merkes særskilt. Dersom en har større mengder slike mapper, kan disse legges i egne arkivbokser som en egen serie. Arkivboksene skal nummereres fortløpende og merkes med navnet til fylkeskommunen, skolens navn, innhold og årstall.

Mappene skal registreres med navn og fødselsdato på avleveringsliste. Denne skal gi oversikt over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks.