Lederen for administrative enheter i fylkeskommunen som er definert som egne arkivorganer, er delegert det løpende ansvaret for arkivarbeidet i sine enheter. De vidergående skolene fungerer som egne adminsitrative enheter og egne arkivorganer.

Rektor har i følge kommuneloven og arkivforskriften ansvaret for skolens arkiv og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling. Innholdet i rektor sitt arkivansvar er ellers fastsatt i forskrift om offentlige arkiver ( § 1-1-, andre og tredje ledd):

"Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23.

Eit offentleg organ har ansvaret for at underliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Organet har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett."