Lederen for administrative enheter i fylkeskommunen som er definert som egne arkivorganer, er delegert det løpende ansvaret for arkivarbeidet i sine enheter. De vidergående skolene fungerer som egne adminsitrative enheter og egne arkivorganer.
Rektor har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten i skolen til arkivleder. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet ved skolen og er faglig overordnet arkivpersonalet.
Arkivleder rapporterer til avdelingsleder.
Arkivleder er leder for arkivtjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring ved skolen. Arkivleder skal:
- holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.
- gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen.
- tas med på råd når skolen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring.
- rapportere til ledelsen ved skolen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
- utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten.
- føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen.
- føre kontroll med at arkivene ved skolen er forsvarlig oppbevart og sikret.
- ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen.
- tas med på råd når skolen skal velge edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap.
- få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer ved skolen.
