I arkivforskriften, § 2-1, er det fastsatt følgende om organiseringen av arkivarbeidet:
"Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker."
Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver, er knyttet til arkivtjenesten. Arkivleder er leder for skolens arkivtjeneste og faglig overordnet arkivpersonalet.
Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten ved skolen. Arkivtjenesten skal:
- registrere inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at de blir besvart (journalføring og restansekontroll).
- sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
- sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
- sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.
De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og skolens arkivplan.
