For saker til saksarkivet gjelder følgende:

• Sakspost som mottas på papir stemples med journalstempel som inneholder opplysninger om skolens navn, journalføringsdato, arkiv- og emnekode, saks- og dokumentnummer, saksbehandler/avdeling og evt. unntak fra offentlig innsyn.
• Sakspost mottatt elektronisk, importeres til Public 360.
• Dokumentene blir klassert etter arkivnøkkelen.
• Arkivtjenesten skanner og journalfører saksdokumentene i Public 360 og knytter de til eksisterende saker eller oppretter nye saker.

For saker til elevmapper og personalmapper gjelder følgende:

• Sakspost som mottas på papir stemples med journalstempel som inneholder opplysninger om skolens navn, journalføringsdato, arkiv- og emnekode, saks- og dokumentnummer, saksbehandler/avdeling og evt. unntak fra offentlig innsyn.
• Dokumenter mottatt elektronisk, skrives ut og behandles som forrige kulepunkt.
• Dokumentene blir klassert etter arkivnøkkelen.
• Arkivtjenesten journalfører saksdokumentene i Public 360 og knytter de til eksisterende saker eller oppretter nye saker (skannes ikke).