Alle arkivverdige utgående brev skal journalføres i Public 360.

Saksbehandler skal registrere utgående brev og samtidig avskrive inngående brev som blir besvart. For arkivdeler på papir (elev- og personalmappe) skal arkivtjenesten før utsending kopiere utgående brev for arkivlegging i saksmappe i saks- eller spesialarkiv og i kopibok.

Det må lages en rutine for fjerning av dokumenter produsert i Public 360. (Intensjonen er at elevmapper/personalmapper ikke skal inneholde fulltekstdokumenter eller skannede dokumenter. Dok. skal kunnes finnes på papir)

Arkivtjenesten skal kontrollere at også internproduserte saksdokumenter blir registrert i Public 360.

Konfidensielle opplysninger skal aldri sendes med faks eller e-post.