Alle postjournaler som er i bruk ved skolen skal inneholde obligatoriske journalopplysninger.

Arkivforskriften fastsetter at føring av dokumenter i journalsystemet skal skje slik at det er mulig å identifisere dokumentet, så langt dette er mulig uten å røpe opplysninger undergitt taushetsplikt i lov eller medhold av lov, eller som kan unntas fra offentlig innsyn etter offentlighetsloven. Ved registrering av dokumenter i journalen skal følgende tas med:

• journalføringsdato,
• saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journaler),
• avsender og/eller mottaker,
• opplysninger om sak, innhold eller emne,
• dokumentets dato,
• arkivkode (etter arkivnøkkelen),
• ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte.

Dokumenter som tilhører samme sak, skal knyttes sammen i journalen med felles saksnummer eller annen henvisning.