|
VEILEDENDE INSTRUKS FOR ARKIVLEDER Administrativ plassering Ansvar Arbeidsoppgaver Instruksen gjelder for funksjonen som øverste faglige ansvarlige for dokument- og arkivtjeneste i en kommune, (her kalt kommunearkivar) enten dette er heltids- eller deltidsstilling. Administrativ plassering
- Arkivleder er administrativt underlagt administrasjonssjef, (evt. direkte plassert under den leder som har ansvaret for virksomhetens administrative fellessaker).
Ansvar
- Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.
- Arkivleder skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på
- en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
- Arkivleder skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp.
- Arkivleder skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunenes dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
- Arkivleder er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.
Arbeidsoppgaver
- Arkivfaglig lederansvar for personale som arbeider med arkivarbeid.
- Ansvar for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innefor arbeidsområdene
- Ansvar for at det utarbeides en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt
- Sørge for at det utarbeides instrukser og reglementer innenfor arbeidsområdene.
- Ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert.
- Ansvar for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder
- Ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk
- Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand
- Ansvar for at kommunens historiske arkivmateriale til enhver tid er tilgjengelig (ordnet. katalogisert og på lesbart medium.)
- Ansvar for bruk og lån av materiale fra fjerndepot.
- Innkalle til kommunens arkivforum med jevne mellomrom. Leder møtene og føre referat.
- Deler av disse ansvarsområdene og arbeidsoppgavene kan etter bestemmelser av kommunestyre/formannskap/administrasjonssjef løses gjennom interkommunalt samarbeide og overføres til interkommunale arkivordninger.
|
