|
VEILEDENDE INSTRUKS AVDELINGSARKIVAR / ARKIVANSVARLIG ETAT Administrativ plassering Ansvar Arbeidsoppgaver Instruksen gjelder for alle som er utpekt som faglig arkivansvarlig innenfor sin sektor, avdeling, eller virksomhet, enten dette er heltids- eller deltidsstilling. Arkivansvarlig kan selv utføre tjenester innenfor dokumentbehandling og arkiv. Administrativ plassering
- Avdelingsarkivar er administrativt underlagt leder i sin administrasjonsseksjon (Evt. direkte plassert under den leder som har ansvaret for avdelingens administrative fellessaker).
- Avdelingsarkivar er arkivfaglig underlagt kommunearkivaren og skal rapportere til denne og til nærmeste overordnede linjeleder.
Ansvar
- Avdelingsarkivar har et operativt faglig ansvar for avdelingens samlede arkivtjeneste.
- Avdelingsarkivar skal påse at arkivarbeidet i de ulike virksomheter innenfor avdelingen følger lover og bestemmelser, og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
- Avdelingsarkivar har ansvar for at arkivplanen for avdelingen blir ajourført i henhold til bestemmelsene.
Arbeidsoppgaver
- Avdelingsarkivar har et faglig ansvar for den samlede arkivtjeneste der denne tjenestegjør.
- Avdelingsarkivar skal påse at arkivarbeidet i de ulike virksomheter innenfor avdelingen følger lover og bestemmelser, og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
- Sørge for tilpassing av arkivrutiner i henhold til regelverket innenfor for sitt ansvarsområde.
- Sørge for at arkivutstyr og rekvisita er hensiktsmessig og følger gjeldende krav og standardiseringsbestemmelser.
- Ansvar for at arkivsystemer (journaler, journalregister, logger e.l.) følger gjeldende retningslinjer og standardiseringskrav.
- Avdelingsarkivar er ansvarlig for at andre som også arbeider med arkiv i avdelingen og eventuelle underlagte ytre virksomheter, får den nødvendige veiledning og oppfølging for å kunne utføre arkivarbeidet på en forsvarlig måte.
- Ansvar for informasjon til saksbehandlere om gjeldende arkivrutiner.
- Avdelingsarkivar skal utføre det løpende arkivarbeidet i henhold til lover, bestemmelser og arkivreglementet i arkivplanen.
- Avdelingsarkivar skal utføre registrering, arkivbegrensning og kassasjon i tråd med retningslinjene slik at saksoversikt og sakskontroll kan etableres. Avdelingsarkivar skal også kjenne til bestemmelser om bevaring.
- Avdelingsarkivar skal sørge for rasjonell dokumentflyt slik at rette vedkommende får all aktuell dokumentasjon.
- Avdelingsarkivar skal utføre arkivleggingen i henhold til vedtatte og godkjente systemer og oppstillingsplaner.
- Avdelingsarkivar er ansvarlig for at arkivene til enhver tid er oppdatert.
- Avdelingsarkivar skal sørge for rasjonell betjening av arkiver og dokumentsamlinger, og for at betjeningen følger retningslinjer for bruk og lån av arkivmateriale.
- Avdelingsarkivar skal holde oversikt over dokumentasjonen i sine fysiske arkiver og databaser.
|
