Periodisering av sak-/arkivsystem vil si at alle avsluttede saker i postjournalen blir skilt ut og overført til en historisk database i systemet, i et godkjent eksportformat (jf. KOARK 18.3-18.5/Noark-4 kap. 12 og Noark-4.1 kap. 15). Etter periodiseringen skal det ikke være mulig å registrere eller endre journalopplysninger i den avsluttede databasen. Den historiske databasen skal vedlikeholdes og være søkbar. Hvis en slik historisk database ikke blir laget, må det ved periodisering tas ut obligatoriske papirutskrifter som skissert i KOARK 12.3. Avleveringsliste må uansett skrives ut.

Ved skarpt periodeskille skal det foretas uttrekk og avlevering av database til depot på CD-R (74 minutt), jf. godkjente elektroniske arkivformater.

Hvis mulig, gjennomføres periodiseringen etter en overlappingsperiode, ett til to år etter at arkivperioden er avsluttet. Delingen skal skje etter disse kriteriene:

- Saker som ikke har fått tilført nye dokumenter i løpet av overlappingsperioden, blir regnet som avsluttet og overføres til den avsluttede perioden.

- Saker som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden blir regnet som aktive, uavhengig av når saken oppstod, og blir overført til den nye journalperioden.

- Presedenssaker blir overført til den nye perioden, selv om de ikke har vært aktive i overlappingsperioden.

Periodisering av sak-/arkivsystem skal ellers gjennomføres i samsvar med de reglene som er fastsatt i KOARK/Noark-4. Det elektroniske arkivet skal - dersom det skal bevares - overføres til godkjent lagringsformat og behandles etter forskriftene i VEDLEGG 2 til Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket: "Uttrekk fra Noark-systemer og andre journal-/arkivsystemer".

Fylkeskommunens rutine for periodisering av fullelektronisk sak/arkivsystem, P360: