Når en sak er ferdigbehandlet, skal arkivmappen renses, og konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat o.l. skal fjernes fra mappen. Saksbehandler er ansvarlig for dette. Dersom sentralarkivet mottar en mappe for arkivlegging som ikke er renset og arkivbegrenset, kan denne returneres til saksbehandleren.

Når saksmappen er renset og arkivbegrenset, sendes den til sentralarkivet for arkivlegging.

Sentralarkivet registrerer i sak-/arkivsystemet at saken er avsluttet, avskriver dokumenter som ikke er avskrevet og registrerer eventuelt kassasjonsår for saken . Sentralarkivet kontrollerer at alle saksdokumenter er på plass før saken blir arkivlagt.