Periodiseringen har som formål å skille ut alle avsluttede saker fra en arkivperiode, slik at disse kan overføres til bortsettingsarkiv.

Periodiseringen omfatter de arkivdelene som det er naturlig å avgrense i tid. Derfor periodiseres følgende serier i utgangspunktet hvert 4. år: møtebøker, kopibøker, postjournal og saksarkiv. Arkivperioden samsvarer i hovedsak med den kommunale valgperioden. Skillet mellom arkivperiodene går ved årsskiftet etter at det nyvalgte kommunestyret har trådt i funksjon. Alle arkivskapere skal følge denne periodiseringen. I tillegg skal det periodiseres når viktige arkivorganisatoriske endringer tilsier det, f.eks. ved sentralisering av arkivtjenesten, overgang til elektronisk arkiv og skifte av arkivnøkkel.

Objektordnede spesialarkiv, slik som personal-, gnr./bnr.- og klientarkiv, er normalt ikke gjenstand for periodisering i de faste fireårsperiodene. Her må det utarbeides egne periodiseringsregler som kan skille ut objekter som ikke lenger er aktive og som kan settes bort.

Bortsetting av personalarkivet skjer når arbeidsforholdet opphører.

Overføring av elevarkiv fra barnehage til grunnskole kan kun skje ved innhenting av tillatelse av foreldre.

Overføring av elevarkiv fra barnetrinn til ungdomstrinn skjer når elevene begynner på ungdomsskolen. En del opplysninger krever samtykkeerklæring fra foresatte.

Se arkivoversikten for nærmere informasjon om periodiseringsbestemmelser til hver enkelt arkivserie.