Arkivering av arkivverdig dokumentasjon fra fagsystemet DSB-CIM

Kommunens dokumentasjon som omhandler sikkerhet og beredskap skal arkiveres i kommunens sak/arkivsystem.

Dette gjelder alle styringsdokumenter, så som beredskapsplaner, ROS-analyser og dokumentasjon fra regionale og nasjonale beredskapsøvelser.

Saksbehandlings- og arkivsystemet har funksjoner som ivaretar behov for periodiske revideringer og versjonskontroller av de styrende dokumentene, og disse skal så langt mulig arkiveres på en slik måte at det er enkelt å få en god oversikt over alle gjeldende dokumenter, rutiner og kontrollsystemer.

ROS-analyser og øvrig dokumentasjon som gjelder samfunnssikkerhet i forbindelse med øvrige kommunale planer skal også arkiveres i saksbehandlings- og arkivsystemet. ROS-analyser for utbyggingsområder inngår i denne dokumentasjonen.

Dokumentasjon av kommunens internkontrollsystem for samfunnssikkerhet skal også være hensiktsmessig arkivert i saksbehandlings- og arkivsystemet. Her utføres også revisjonskontroll og versjonskontroll. Under dette inkluderes retningslinjer for beredskapsarbeidet, interne rutiner for sikkerhetsarbeid, organisering av arbeidet, evaluering og oppfølging av kommunens arbeid med sikkerhet og beredskap.

Rapportering til nasjonale og fylkets organer, samt interne rapporter om sikkerhet, skal også arkiveres i sak/arkivsystemet. Det vises for øvrig til egen rutine for arkivering av loggfiler fra beredskapshendelse nedenfor.

Rutine for arkivering av loggfiler fra beredskapshendelse

1. Ved avsluttet beredskapshendelse produserer systemansvarlig for DSB-CIM en loggfil med alle loggføringer, oppgaver og rapporter som er ført i DSB-CIM. Loggfilen gir en komplett oversikt over hendelsen, inkludert rapportering til øvrige regionale og nasjonale myndigheter, og produseres i Word-format.
2. Systemansvarlig for DSB-CIM oppretter en egen sak for hendelsen i sak/arkivsystemet og overfører loggfilen som dokument i saken. Saken skal knyttes til et prosjekt (forslag tittel Beredskapslogger), slik at det enkelt kan produseres en oversikt over tidlige hendelser. Det kan også være nødvendig å ta ut annen relevant dokumentasjon fra hendelser for å sikre best mulig oversikt over hendelsen både internt og eksternt, så arkiveringen kan være mer omfattende enn bare hendelsesloggen. Dette må vurderes av kriseledelse i hvert tilfelle.
3. Øvrig arkivverdig dokumentasjon (vedlegg, e-poster etc) relatert til hendelsen journalføres fortløpende etter at saken er opprettet i sak/arkivsystemet.