Periodisering av sak-/arkivsystem vil si at alle avsluttede saker i postjournalen blir skilt ut og overført til en historisk database i systemet, i et godkjent eksportformat (jf. Noark-4 kap. 12 og Noark-4.1 kap. 15). Etter periodiseringen skal det ikke være mulig å registrere eller endre journalopplysninger i den avsluttede databasen. Den historiske databasen skal vedlikeholdes og være søkbar.

Obligatorisk er det også at en kopi av den avsluttede perioden ved periodisering kopieres til CD-R (74 minutt) og avleveres umiddelbart til depotet i riktig format, jf. godkjente elektroniske arkivformater.

I god tid i forveien før periodisering tar kommunen kontakt med Software Innovation og IKAVA (og eventuelt elektronisk depot) for nødvendig bistand. Vennesla kommune skal normalt periodisere hvert 4. år, dvs. 1. januar etter hvert kommunestyrevalg. Iom. overgang til fullelektronisk Noark godkjent sakarkiv system, er dette endret til 6 til 8 år.

For saksarkivet benyttes det da normalt en overlappingsperiode på 2 år, for å avklare hvor vidt saker er avsluttet eller aktive. Det blir ikke opprettet nye saker for den avsluttede perioden, men eksisterende saker fra perioden som får tilført nye dokumenter i løpet av de to årene, defineres som aktive saker og overføres til ny arkivperiode. I DocuLive gis arkivdelene som skal ha overlappingsperiode arkivstatus O, mens de nye arkivdelene som opprettes som arvtakere får status A (aktiv). Saker i arkivdeler med status O som får tilført nye dokumenter i overlappingsperioden overføres automatisk til den nye aktive arkivdelen. Når overlappingsperioden er slutt, skal det ikke lenger overføres saker fra den gamle til den nye arkivdelen. Den gamle arkivdelen får da status B (bortsatt) og overføres til en vedlikeholdt og søkbar historisk database.

Møtebøkene periodiseres ved skarpe periodeskiller hvert 4. år. Når det gjelder objektarkivene, overføres hvert 4. år de uaktuelle eller avsluttede objektene (elever, ansatte, Gnr/Bnr etc.) til en vedlikeholdt og søkbar historisk database. Dette gjaldt tidligere. Møtebøkene og objektarkivene følger nå saksarkivets periodisering.

Avlevering til depot: To kopier av de avsluttede arkivdelene ved periodisering kopieres i godkjent format over på et medium som Riksarkivaren til en hver tid anbefaler og som depotet krever. Deretter avleveres det til depotet med all nødvendig dokumentasjon liggende ved. Depotet gir nærmere retningslinjer om krav og rutiner ved avlevering.

Periodisering av sak-/arkivsystem skal ellers gjennomføres i samsvar med de reglene som er fastsatt i Noark-4. Det elektroniske arkivet skal overføres til godkjent lagringsformat og behandles etter forskriftene i VEDLEGG 2 til Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket: "Uttrekk fra Noark-systemer og andre journal-/arkivsystemer".

Periodiseringer sakarkivsystemet:

Neste periodisering: overlappingsperiode 1 år igangsettes høst 2019 med avslutning innen 2020.

Skarpt periodeskille juni 2011 for perioden 1998 til juni 2011.

Oversikt over elektroniske fagsystemer og sakarkiv system - avleveringer og ansvarsforhold