Arkivtjenesten skal ved utgangen av hvert kvartal ta ut restanseliste over saker som ikke er ferdigbehandlet (jf. arkivforskriftens § 3-7):

• 31. mars
• 30. juni
• 30. september
• 31. desember

Listen inneholder alle inngående, uavskrevne (ubesvarte/ubehandlede) dokumenter som ikke er levert til arkiv. Listen leveres til enhetsleder, som igjen leverer til hver saksbehandler for kontroll og for eventuell tilbakelevering av originaldokumenter.

Oppfølging av restansekontrollen skjer ved at saksbehandler kvitterer på restanselisten på dokumentene vedkommende har, og som fremdeles er under behandling. Ferdigbehandlede dokumenter returneres til arkivet. Etter 1 – 2 uker må listen leveres i retur til arkivet.

I forbindelse med restansekontrollen bør en også foreta en kontroll av dokumenter som har status F og M, men som ikke er journalført.