Hva er restanselister?
Oversikt over alle inngående, uavskrevne (ubesvarte/ubehandlede) dokumenter.
Dvs. en sak eller en innkommet ekspedisjon (dokument) som ikke er ferdigbehandlet og levert til arkiv.

Avskrivning/oppfølging av restanseliste

Avskrivning betyr å registrere opplysninger tilknyttet et dokument om når og hvordan dokumentet er sluttbehandlet. Ulike avskrivningsmåter for dokument slik at dokumentet forsvinner fra restanse og forfallsliste :

1. Den enkelte saksbehandler påfører sine initialer ved de inngående dokument som fremdeles er under behandling
2. Inngående dokument som er besvart med utgående dokument (avskrevet), leveres sammen med 2 papirkopier av utgående dokument til arkiv umiddelbart etter utsendelse
3. Inngående dokument som kun skal tas til etterretning/til orientering og arkiveres, påføres rett avskrivningskode *) og returneres arkivet
4. Dokumenter som overføres til ny saksbehandler, skal alltid veien om arkivet for endring/registrering

*) Avskrivningskoder
*** =Midlertidig svar sent
BI =Besvart med inngående brev
BU =Besvart med utgående brev
BX =Besvart med notat uten oppfølging
NN =Besvart med nytt notat
TE/TA =Tatt til etterretning/til arkiv
TLF =Besvart pr. telefon
TO/TA =Tatt til orientering/til arkiv

Oversikt egne saker/utgående dokument
A) Utgående dokument med status M (midlertidig) og F (ferdig) vil ikke komme på offentlig journal selv om dokumentet er sendt ” Til godkjenning eller arkiv” i DL-Veiviser, dersom ikke 2 papirkopier av utgående dokument leveres arkivet (dvs. ikke avskrevet,jf pkt. 2)
Oversikt over M og F-dokument vises under ” Rediger dokument” i DL-Veiviser

B) Oversikt over egne saker vises under ” Lag et nytt dokument” i DL-Veiviser

Avsluttede saker skal meldes til arkivet og arkivlegges

Dokumentasjonsverdi/saksbehandlerverktøy
Ved å praktisere gode journalføringsrutiner sammen med håndheving av avskrivningsrutiner og restanseoppfølging, vil sakens status til enhver tid være oppdatert og à jour, personuavhengig og med oversikt over hvor dokumentene til enhver tid befinner seg.
Nytteverdien av sak/arkivsystemet øker for den enkelte saksbehandler/bruker, og dokumentérer og synliggjør en velordnet forvaltningsvirksomhet.
Restanseliste er også et nyttig hjelpemiddel når ressursbruken i en organisasjon skal vurderes, for eksempel med tanke på omfordeling av arbeidsoppgaver/-områder.
Avdelingssjef/enhetsleder/seksjonsleder kan når som helst ta ut restanseliste for sin avdeling/enhet/seksjon for å få en oversikt over (u)behandlede saker.
Det samme gjelder for den enkelte saksbehandlers eget ansvars-/fagområde.

Kvalitetssikring/meroffentlighet
En velordnet og god forvaltningsvirksomhet er spesielt viktig med tanke på forvaltningsretten; som gir publikum og allmennheten generell innsynsrett og kontrollfunksjon jf både Grunnloven, Offentlighetsloven og Forvaltningsloven.