Arkivfunksjonen ved UiO er samlet i Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon, men ved Kulturhistorisk museum er det opprettholdt delarkiv. Ansvaret for delarkivet ligger i linjen. Delarkivet ledes av en arkivansvarlig. Direktøren ved Kulturhistorisk museum er ansvarlig for delarkivet og skal påse at driften skjer i samsvar med følgende prinsipper:

• Delarkivet skal være tilknyttet UiOs saksbehandlings- og arkivsystem.
• Delarkivet skal bygge på felles arkivnøkkel
• Tilfredsstille offentlighetsprinsippet. Offentleglova setter klare krav til hvilke innsynsrettigheter offentligheten har i dokumenter. Hver enhet skal være i stand til å forvalte offentlighetsprinsippet på en tilfredsstillende måte. Det er ledelsen og ikke arkivpersonalet som har ansvaret for forvaltningen av offentlighetsprinsippet, med andre ord er det ledelsen som har ansvar for og vurderer hvilke dokumenter som omfattes av Offentleglova. Av den grunn skal alle henvendelser om innsyn videreformidles til leder for den administrative enhet som eier dokumentet det begjæres innsyn i. Tjenestemannsorganisasjonenenes rett til innsyn reguleres av Offentleglova. UiO har en felles offentlig journal.
• Arkivansvarlig skal lede arkivtjenesten ved egen enhet i samråd med sin ledelse.
• Arkivansvarlig skal sikre at det er gode retningslinjer for arkivarbeidet ved egen enhet i tråd med UiOs felles retningslinjer for arkiv. Dette innebærer gode rutiner for postbehandling, journalføring, kvalitetssikring og oppfølging av brukere ved egen enhet.
• Arkivansvarlig skal sikre at felles arkivfaglige bestemmelser følges opp og iverksettes ved egen enhet.
• Arkivansvarlig har ansvar for å være orientert om bestandsutviklingen ved egen enhet og sikre oppdaterte bestandsoversikter.
• Arkivansvarlig skal bidra i arbeidet med rydding, ordning og bortsetting av historiske saksarkiv.
• Arkivansvarlig skal holde seg orientert om lokale omorganiseringer og flytteprosesser for å sikre at det tas tilstrekkelige hensyn til arkiver i slike prosesser. Det er spesielt viktig at hensyn til proveniens og forsvarlig oppbevaring ivaretas.
• Delarkivet skal drives profesjonelt. I forhold til lokal veiledning av saksbehandlere og ledere, kvalitetssikring av saksbehandlings- og arkivsystemet, og kvalitetssikring av offentlig journal.