I Riksarkivarens forskrift er det et krav om at arkivplanen skal ha rutiner for oppbevaring og sikring av arkivene. Ved UiO benyttes saksbehandlings- og arkivsystemet ePhorte. UiO har også papirarkiv fra tiden før innføringen av ePhorte.
Saksbehandlings- og arkivsystemet, ePhorte
ePhorte-applikasjonen blir levert av Sikri og driftet av UiOs IT-organisasjon, USIT. Feil, mangler og endringsønsker meldes til Sikri. USIT har ansvar for versjonskontroll, konfigurasjonsstyring, distribusjon, installasjon, backup, sikkerhet og overvåking av systemet.
Hvis sak- og arkivsystemet er ute av drift følges rutinen "Nødprosedyre for registrering og arkivering dersom systemet er ute av drift."
Av hensyn til personvern og offentlighetsloven er det lagt inn begrensninger i ePhorte. Tilgangskoder og aktuelle lovhjemler brukes for å skjerme sensitiv tekst og informasjon fra å komme på offentlig journal, og til å begrense hva brukerne skal få lov til å lese og søke etter internt i ePhorte. UiOs policy for tilgangsstyring ligger i mappen: Tilgangsstyring.
eSak kvalitetssikrer arbeidet som utføres av ledere og saksbehandlere i ePhorte. Dette arbeidet er en viktig del av sikringen av arkivet. Rutinen for hvordan denne kvalitetssikringen utføres befinner seg her: Kvalitetssikring - sjekkliste for arkivarer.
Papirbasert arkiv
UiOs papirarkiver befinner seg på enhetene.
Det viktigste sikringsarbeidet som gjøres for papirarkiv er etterlevelse av arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift om krav til godkjente arkivlokaler. Alle rom hvor der oppbevares arkivmateriale over lengre tid regnes som arkivlokaler. Fysisk- og bygningsteknisk sikring dreier seg om:
● Fysiske sikringstiltak som beskytter utstyr og lokaler som oppbevarer arkiver mot uautorisert tilgang.
● Bygningsteknisk standard på arkivrom som beskytter dokumenter og utstyr mot vann og fukt, brann og skadelig varme, samt skadelig påvirkning fra klima og miljø.
Universitetet i Oslo har mange arkivlokaler. I 2021 ble det foretatt en kartlegging av hvilke lokaler enhetene brukte til oppbevaring av arkivmateriale. Da rapporterte enhetene også om hvem som har adgang til lokalene og om de er i godkjent stand.
