Ved kortere systemstans (1- 2 dager):

Post sorteres. Ved hastepost: papirpost kopieres og elektronisk post skrives ut. Hasteposten fordeles i original/utskrift til saksbehandlerne. Kopi beholdes i delarkivet. Journalføring utsettes til systemet er i drift igjen.

Ved lengre systemstans (lengre enn 2 dager):

Midlertidig papirjournal føres, også for dokumenter mottatt/sendt de første to dagene av driftsstansen. Hvert delarkiv oppretter en løpenummerserie for dokumentene ved enheten.

Post sorteres. Papirpost kopieres og elektronisk post skrives ut. Posten fordeles i original/utskrift til saksbehandlerne. Kopi beholdes i delarkivet.

Utgående dokumenter sendes i kopi til arkivet.

Når systemet er i drift igjen registreres dokumentene på grunnlag av papirjournalen. Elektronisk post og dokumenter importeres og papirpost og –dokumenter skannes.