Kvalitetssikring - sjekkliste for arkivarer - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)

Kvalitetssikring - sjekkliste for arkivarer

Arkivaren er sisteinstans og skal kvalitetssikre arbeid utført av ledere og saksbehandlere i ePhorte.

Arkivarens rolle

• Arkivaren har en viktig rolle i å holde databasen ryddig og oversiktlig. Dette innebærer at vi må ha rutiner for å sikre at informasjon i ePhorte er autentisk og troverdig som dokumentasjon for aktiviteter og oppgaver ved UiO. Samtidig skal arkivaren også hjelpe til slik at ePhorte fungerer som saksbehandlingsverktøy. Kvalitetssikringsrutinene skal også være til hjelp i å veilede ledere og saksbehandlere.
• Når arkivaren retter opp feil eller gjør vesentlige endringer i en sak eller journalpost, må derfor dette gjøres i samarbeid med saksbehandlerne slik at de:
  1. blir bevisste på hvordan saker og journalposter skal registreres
  2. er oppmerksomme på endringer som er gjort i deres saker og journalposter
• Når arkivaren kontrollerer oppgavene lederne skal utføre i ePhorte, må også de få tilbakemelding, slik at:
  1. journalposter ikke blir liggende ufordelt
  2. restanser blir fulgt opp
• Se også Arbeidsliste for arkivarer

Daglige oppgaver

1. Journalføring

Journalføring er en hovedoppgave for arkivet. Vi har en lovpålagt journalføringsplikt, og dette arbeidet skal utføres fortløpende. Å la journalposter bli liggende lenge uten å bli journalført er i realiteten å praktisere utsatt innsyn uten hjemmel.

Utgående brev til journalføring skal ha status E.

Notater, inngående brev og mappedokumenter (for eksempel importerte e-poster) til journalføring skal ha status F, M eller S.

Sjekkliste for kvalitetskontroll:

• Er journalposten i riktig sak?
• Er journalposten unntatt offentlighet i henhold til saksbehandlingsrutinen? Er i så fall hjemmelen korrekt, og er tekst i tittel eventuelt skjermet?
• Er dokumenttypen riktig? NB: vær forsiktig med endring og sjekk at eventuell restanse blir korrekt. Kontakt alltid saksbehandler før endring av dokumenttype.
• Er dokumentdatoen riktig? Sjekk metadata og dokument mot hverandre.
• Er avsender/mottaker riktig? Sjekk metadata og dokument mot hverandre.
• Er kopimottaker og intern kopimottaker riktig? Sjekk metadata og dokument mot hverandre.
• Skriveregler og rettskrivning:
  • Dersom det finnes saksbehandlingsrutiner for journalposttypen, sjekk i rutinene hva tittel normalt skal være.
  • Er tittelen meningsbærende?
  • Forkortelser bør unngås.
  • Rett stavefeil.
• Journaldato settes automatisk. Arkivaren skal bare redigere denne ved journalføring av journalposter med status S. Disse får automatisk importdato som journaldato, og den endres ikke ved journalføring. Derfor må journaldato i disse tilfellene settes manuelt til dagens dato.

2. Offentlig journal

Offentlig journal fra dagen før kontrolleres daglig.

3. Saker opprettet av saksbehandler

Se tilsvarende menypunkt på arbeidsliste for arkivarer.

Sjekkliste for kvalitetskontroll:

• Finnes saken fra før?
• Er saken feilopprettet, og skulle ikke vært opprettet?
• Bør saken deles i flere saker?
• Skal det settes kryssreferanse(r) på saken?
  • Merknad med henvisning til AJPROD
  • Lenke
  • Jevnføring
• Skriveregler og rettskrivning:
  • Dersom det finnes saksbehandlingsrutiner for sakstypen, sjekk i rutinene hva tittel normalt skal være.
  • Er tittelen meningsbærende?
  • Forkortelser bør unngås.
  • Rett stavefeil.
• Er saken unntatt offentlighet i henhold til saksbehandlingsrutinen? Er i så fall hjemmelen korrekt, og er tekst i tittel eventuelt skjermet?
• Er arkivdel korrekt?
• Er saken klassert, og er klassering i så fall korrekt? Klassering påføres hvis den mangler.

Til slutt endres status for saken til B - Under behandling for å fjerne den fra søket i arbeidslisten.

4. Ufordelte journalposter

Se tilsvarende menypunkt på arbeidsliste for arkivarer.

Dette søket må kontrolleres daglig selv om det er lederne ved UiO som har ansvaret for fordeling. Arkivet må følge opp i de tilfellene fordeling ikke skjer.

5. Ufordelte til godkjenner

Se tilsvarende menypunkt på arbeidsliste for arkivarer.

Dette søket må kontrolleres daglig for å fange opp feil.

Oppgaver som må utføres med jevne mellomrom

Saker til avslutning

Se tilsvarende menypunkt på arbeidsliste for arkivarer.

Journalposter med status:

• A - avsluttet
  Benyttes ikke ved UiO. Journalposter skal journalføres eller utgå.
• R - registrert
  Rydding i basen av eldre journalposter som ikke er ferdigstilt og journalposter som opprettes ved en feil.
  Er saksbehandler oppmerksom på at alle brukere har lesetilgang til journalposter i R som ikke er påført tilgangskode og hjemmel?
• G - godkjenning
  Det bør kontrolleres at journalposter som er sendt på godkjenning ikke blir liggende.
  i ePhorte er det teknisk mulig å sende journalposter på godkjenning til personer som ikke har lederrolle. Disse journalpostene blir ikke godkjent, fordi man ikke får tilgang til godkjenningsmenyen uten lederrolle, og de fanges ikke opp i arkivarsøkene.
• U - utgått
  Alle brukere kan søke opp journalposter med status U. Det må derfor kontrolleres og eventuelt påføres tilgangskode og hjemmel dersom utgåtte journalposter inneholder sensitiv informasjon.

Saker i feil arkivdel

Eksempel: søk på arkivkode 221 + arkivdel SAK UIO (personalmapper skal ligge i PERS UIO).

Saker uten klassering

Se tilsvarende menypunkt på arbeidsliste for arkivarer.

Saker uten journalposter

Se tilsvarende menypunkt på arbeidsliste for arkivarer.

Offentlig journal

Kvalitetssikres hver mandag.

• Korrektur av titler
• Fjerne forkortelser som normalt ikke er kjent
• Kontroll av tilgangskode og hjemmel i forhold til saksbehandlingsrutine
• Kontroll av opplysninger i titler som bør skjermes

Restanseliste

Kvartalsvis oppfølging.

Leder har ansvar for å følge opp restanser, men eSak har også som oppgave å kvalitetssikre ePhorte og bistå med restanseoppfølging.