| Tittel : Studentmappe - JF – Studentens navn (skjermes) (Eks.: Studentmappe - JF– Ella Nilsson) Tilgangskode: SV - Studentsaker Hjemmel u.off.: Offl. §13jf fvl. §13 Tilgangsgruppe: JF- Studie og eksamen Arkivdel : STUD UiO Ordningsverdi: 421-Studentmapper
|
NB: Ordningsverdien endres til 428 - Avsluttede studentmapper når man avslutter saken/endrer status til A
|
| Innhold: Inngående dokumenter i saken registreres med en meningsbærende tittel i samsvar med innhold/tittel på dokumentet (Eks.: Søknad om permisjon fra studieprogram; Søknad om godskriving av emner avlagt ved annen utdanningsinstitusjon; Søknad om dispensasjon fra førkunnskapskrav; Søknad om refusjon av privatistgebyr; Søknad om flere eksamensforsøk; Søknad om utsatt studiestart; Klage på formelle feil ved eksamen; Klage på svar på …. osv.) Inngående dokumenter gir restanse, og de må avskrives enten ved å tas til etterretning (TE), eller gjennom å besvares med et utgående dokument (avskrivningsmåten er BU). Tilgangskode: SV- Studentsaker Hjemmel u.off.: Offl. §13jf fvl §13 Avsender: Avsenders navn skjermes ved å huke av boksen«U.off»
|
I- inngående dokument Riktig dokumenttype velges ved opprettelse av journalpost/ import av email til saken.
|
Skal rettes til dato for dokumentet
|
Endres til J av arkivet etter kvalitetssikring av metadataene
|
| Innhold: Utgående dokumenter i saken registreres med En meningsbærende tittel i samsvar med innhold/tittel på dokumentet. Oftest er et utgående brev svar på et inngående dokument, derfor er ofte tittel på utgående dokumenter: «Svar på…» (Eksempel: Svar på søknad om …. ; Svar på klage på…; Vedrørende brudd på eksamensreglement osv.) NB: Utgående dokumenter opprettes, enten som svar på et inngående brev med restanse, eller som et utgående dokument/journalpost som angis som svar på et inngående i etterkant, eller som et selvstendig utgående dokument/journalpost. Tilgangskode: SV- Studentsaker Hjemmel u.off.: Offl. §13jf fvl §13 Avsender: Mottakers navn skjermes ved å huke av boksen «U.off»
|
U- utgående dokument Riktig dokumenttype velges ved opprettelse av journalpost/impo rt av email til saken.
|
Skal rettes til riktig dato for dokument
|
Endrestil F når man er ferdig med registrering = ferdigstilles
|
| Innhold: N- notat (intern notat med oppfølging) Registreres med en meningsbærende tittel i samsvar med innhold/tittel på dokumentet.
|
N- notat (internt Notat med oppfølging)
|
Skal rettes til dato for dokumentet
|
Endrestil F når man er ferdig Med registrering = ferdigstilles
|
