|
Prosjekter finansiert av andre organer enn NFR Sakstype: Saken starter med en enkeltsøknad og fortsetter ved tilsagn som et opprettet prosjekt. Arkivdel: SAK UIO Sakseier: Institutt ved kontorsjef/forskningskonsulent Sakstittel under søkeprosessen: Navn på finansiør - søknad - prosjekttittel Endret sakstittel ved prosjektoppretting: Navn på finansiør - prosjekttittel – eksternt prosjektnummer Ordningsprinsipp: Felles arkivnøkkel for UiO (ARKNOK) Ordningsverdi: 541 for søknad. Endres til 542 ved oppretting av prosjekt. Offentlighetsvurdering: Enkelte vedlegg er unntatt offentlighet. Tilgangskoder kun på dokumentnivå: FO - Unntatt etter offentlighetsloven. Offl. §26.4 forskningsdokument - søknad om støtte eller rådgivning; samt offl. §13 opplysninger med taushetsplikt, fvl.§13 taushetsplikt. Tilgangsgruppe: Saksbehandler ved ØPA REGN kan eventuelt legges inn i tilgangsgruppe med skrivetilgang på saken Rapportering til fakultetets forskningskonsulent: Saksbehandler registrerer prosjektet i eget Excel-ark Merknad: Kryssreferanse til sak i historisk database Aktuelle journalposter på saken:
| JP
|
Type
|
Tittel
|
Dok. -kategori
|
Avsender / mottaker
|
Kopi
|
Avskrivning
|
Tilgangskode
|
Merknad
|
|
|
U
|
Søknad om midler
|
|
Enhet – finansiør
|
|
|
|
Skal foreligge på saken. Elektroniske søknader i PDF-format oversendes av forsker til saksbehandler pr. e-post. Denne påtar seg innlegging av søknadene i ePhorte.
|
| V
|
Søknadsbudsjettering
|
|
|
|
|
|
| V
|
Prosjektbeskrivelse
|
|
|
|
|
FO – Offl. §26.4
|
| V
|
Dokumentasjon om prosjektdeltagere
|
|
|
|
|
FO - Offl. §13
|
|
|
V
|
Oversendelsesbrev
|
|
|
|
|
|
|
|
I
|
Kvittering for mottatt søknad
|
|
Finansiør – enhet
|
|
TE
|
|
Kan foreligge på saken.
|
|
|
I
|
Avslag på søknad
|
|
Finansiør – enhet
|
|
TE
|
|
Skal foreligge på saken.
|
|
|
U
|
Klage på avslag
|
|
Enhet – finansiør
|
|
|
|
Skal foreligge på saken.
|
|
|
I
|
Tilsagnsbrev
|
|
Finansiør – enhet –
|
|
TE
|
|
Skal foreligge på saken.
|
| V
|
Kontrakt (evt. konsortieavtale/ subkontrakt) til signering
|
|
Finansiør (evt. ekstern prosjekt-deltager) – enhet
|
|
BU
|
|
|
|
|
U
|
Signert kontrakt (evt. konsortieavtale/ subkontrakt)
|
Avtaler
|
Enhet – finansiør (evt. ekstern prosjekt-deltager)
|
|
|
|
Skal foreligge på saken. Saksbehandler sender eget eksemplar av kontrakt med signaturer pluss vedlegg ned til arkivet for skanning og registrering i ePhorte. Originalkontrakt i papirversjon oppbevares i eget kontraktsarkiv
|
| V
|
Prosjektbeskrivelse
|
|
|
|
|
|
| V
|
Oversendelsesbrev
|
|
|
|
|
|
| V
|
Evt. kopi av hovedkontrakt
|
|
|
|
|
|
|
|
N, Y
|
Prosjektopprettelsesskjema – UiO- prosjektnummer
|
|
Regnskaps- seksjonen – enhet
|
|
|
|
Kan foreligge på saken.
|
|
|
I
|
Oversender endringer til kontrakt til signering
|
|
Enhet – finansiør
|
|
BU
|
|
Kan foreligge på saken.
|
| V
|
Endringer til kontrakt til signering
|
|
|
|
|
|
|
|
U
|
Endringer til kontrakt med signaturer
|
Avtaler
|
Finansiør – enhet
|
|
|
|
Skal foreligge på saken. Saksbehandler sender eget eksemplar av endringer til kontrakt med signaturer pluss vedlegg ned til arkivet for skanning og registrering i ePhorte. Originalkontrakt i papirversjon oppbevares i eget kontraktsarkiv
|
| V
|
Oversendelsesbrev
|
|
|
|
|
|
|
|
U
|
Sluttrapport
|
|
Enhet – finansiør
|
|
|
|
Skal foreligge på saken. Saksbehandleren markerer saken som ferdig. Arkivet avslutter den
|
|
