JP:

Type:

Beskrivelse av journalposter – standardformuleringer:

Dok.–

kategori:

Avsender/

Mottaker:

Tilgangskode:

Hendelse:

N

Søknad om prosjektetableringsmidler

Fra institutt til EU-kontoret ved FA

N

Svar på søknad om prosjektetableringsmidler

Fra EU-kontoret ved FA til

institutt

N

Rapport om bruk av prosjektetableringsmidler

Fra institutt til EU-kontoret ved FA

U

Søknad – prosjekttittel – prosjektnummer – Part A (kort presentasjon av prosjektet, formalia om institusjonen, budsjettering)

Til Kommi-sjonen fra

koordinator

Forskeren leverer søknaden elektronisk på internett ved hjelp av ”Electronic Proposal Submission System” (EPSS).

Forskeren laster ned søknaden som PDF-fil på egen harddisk og sender den til forskningskonsulent ved instituttet. Denne legger den inn i ePhorte.

V

Part B (tekstlig del med bl.a. prosjektbeskrivelse og fremdriftsplan)

FO - Offl. §26.4 forskningsdokument - søknad om støtte eller rådgivning

V

Evalueringsskjema

V

Dokumentasjon om ansatte på prosjektet

FO - Offl. §13 opplysninger med taushetsplikt, fvl.§13 taushetsplikt.

V

EU-totalbudsjetteringsskjema

I

Tilsagn om innvilgning av søknad

Fra Kommi-sjonen til forsker

Skannes inn i ePhorte ved delarkivet lokalt

U

Grant Agreement Preparation Forms (GPF) - Kontraktforhandlingsskjema

Til Kommi-sjonen

Legges inn i ePhorte av EU-rådgiver sentralt/ saksbehandler lokalt

V

Godkjenning fra UiO

U

Part B – tekstlig del av søknad omarbeidet til arbeidsbeskrivelse (Description of work).

Annex 1

Til Kommi-sjonen

Offl. §26.4 forskningsdokument - søknad om støtte eller rådgivning

Sendes som PDF-fil fra forsker til saksbehandler lokalt. Legges inn i ePhorte av denne

I

Grant Agreement til signering av koordinator

Fra Kommi-sjonen

Skannes inn i ePhorte ved delarkivet sentralt

U

Grant Agreement med koordinators signatur

Til Kommi-sjonen

Legges inn i ePhorte av EU-rådgiver sentralt/ saksbehandler lokalt

I

Grant Agreement med Kommisjonens signaturer

Fra Kommi-sjonen

Skannes inn i ePhorte ved delarkivet sentralt

U

Samarbeidsavtale (Consortium Agreement) til signering

Til eksterne partnere

Denne foreligger ikke når UiO er eneste deltaker. Legges inn i ePhorte av EU-rådgiver ved FA.

I

Samarbeidsavtale (Consortium Agreement) med signaturer

Avtaler

Fra eksterne partnere

Denne foreligger ikke når UiO er eneste deltaker. Skannes inn i ePhorte ved delarkivet sentralt. Originalkontrakten i papirversjon oppbevares i eget kontraktsarkiv

U

Grant Agreement til signering av eksterne partnere

Eksterne partnere

Eksterne partnerne knytter seg til kontrakten ved å skrive under på Part A – Accession to the contract. Legges inn i ePhorte av EU-rådgiver ved FA

V

Part A – Accession to the contract til signering

V

Part B – tekstlig del av søknad omarbeidet til arbeidsbeskrivelse (Description of work)

I

Grant Agreement med underskrifter fra eksterne partnere

Fra eksterne partnere til FA

Skannes evt. inn i ePhorte ved delarkivet sentralt. Originalkontrakten i papirversjon oppbevares i eget kontraktsarkiv

V

Part A – Accession to the contract med signature

V

Part B – tekstlig del av søknad omarbeidet til arbeidsbeskrivelse (Description of work)

X

Prosjektopprettelsesskjema – UiO-prosjektnummer

Fra Regnskaps- seksjonen

UiO-prosjektnummer på Prosjektopprettelsesskjema overføres til sakstittelen.

U

Endringer til kontrakt med Kommisjonen til signering.

Til Kommi-sjonen fra

FA

Legges inn i ePhorte av EU-rådgiver sentralt

I

Endringer til kontrakt med Kommisjonen med underskrifter

Avtaler

Fra Kommi-sjonen

Skannes inn i ePhorte av delarkivet sentralt. Originalkontrakt i papirversjon oppbevares i eget kontraktsarkiv

U

Endringer til samarbeidsavtale (Consortium Agreement) til signering.

Til eksterne partnere

Legges inn i ePhorte av EU-rådgiver sentralt

I

Endringer til samarbeidsavtale (Consortium Agreement) med underskrifter

Avtaler

Fra eksterne partnere

Skannes inn i ePhorte av delarkivet sentralt.

Originalkontrakt i papirversjon oppbevares i eget kontraktsarkiv

U

Endret ansettelseskontrakt

Til Kommi-sjonen

Legges inn i ePhorte av saksbehandler lokalt

V

Dokumentasjon om ansatte på prosjektet

FO - Offl. §13 opplysninger med taushetsplikt, fvl.§13 taushetsplikt

U/N

Kostnadsrapporter – Part C – Financial Statements

Til Kommi-sjonen. Evt. til FA

Legges inn i ePhorte av saksbehandler lokalt

V

Revisjonssertifikat – Audit Certificates

U

Fremdriftsrapporter/

Aktivitetsrapporter

Til Kommi-sjonen fra

institutt

Legges inn i ePhorte av saksbehandler lokalt

U

Sluttrapport

Til Kommi-sjonen fra

institutt

Legges inn i ePhorte av saksbehandler lokalt

U

Varsel om terminering av prosjekt

Til Kommi-sjonen fra

institutt

Legges inn i ePhorte av saksbehandler lokalt