Fra 1985-1993 brukte man ikke arkivkode. Godkjenningssaker fra denne perioden er ordnet alfabetisk i arkivbokser.

Fra 1993-31.5.1999 har det blitt opprettet sak på den enkelte student når det gjelder søknad om godkjenning av utdanning. Sakene hadde arkivkode 376.1, og det ble ikke skilt mellom utenlandsk utdanning, ekstern utdanning eller utdanning fra UiO. Det er usikkert om det er gjort forskjell på studenter på lavere og høyere grad. Rutinene var ikke helt gjennomførte.

Fra 1.6.1999-31.12.2004 har det blitt opprettet sak på den enkelte student på lavere grad når det gjelder søknad om godkjenning av utdanning. Sakene hadde arkivkode 376.2, og det ble ikke skilt mellom utenlandsk utdanning, ekstern utdanning eller utdanning fra UiO. Godkjenning av utdanning på høyere grad ble journalført i den enkelte student sin studentmappe til og med høsten 2005, arkivkode 521 (AJHIST2) og 421 (AJPROD).

F.o.m. 18.2.2008 da vi gikk over til å bruke ePhorte (noark4) har det i tillegg til arkivkode blitt brukt studentnummer fra FS som sekundært ordningsprinsipp. Dette sluttet vi med f.o.m. 8.1.2009. Det er mulig at ordningen skal gjenopptas dersom man finner det hensiktsmessig ved en senere rutineutredning.

Frem til 1.12.2015 har saksbehandler ved instituttene har hatt en rolle på SV ADM som ble benyttet da de saksbehandler utenlandsk utdanning. For å forenkle saksgangen og gjøre den mer lik norsk ekstern utdanning ble det besluttet å endre på denne praksisen. Vedtakene blir imidlertid fortsatt sendt til godkjenning til studieleder ved fakultetet.