Opp ett nivå

Opptak til ph.d.-programmet ved SV-fakultetet

Det finnes to hovedgrupper av opptak til ph.d.-programmet ved fakultetet. Opptaket skjer enten ved vedtak av styreleder/prodekan etter delegasjon fra Programstyret (fra og med høsten 2010), eller gjennom vedtak om tilsetting som stipendiat på fakultetet.

Noen søker om å få avhandlingen vurdert ved vårt fakultet uten opptak til ph.d.-programmet, det vil si til dr.philos-graden.

Det er bare opptak i programstyret det skal opprettes egne opptakssaker på.

Opptak i Programstyret (kandidater med ekstern arbeidsplass)

Sakstype: Samlesak per år per institutt/enhet

Arkivdel: SAK UIO

Sakseier: Fakultetet

Sakstittel: Søknader om opptak til ph.d.-programmet ved [institutt/enhet] mottatt [år]

Ordningsprinsipp: Felles arkivnøkkel for UiO (ARKNOK)

Ordningsverdi: 571

Kommentar: Løpende opptak. Det opprettes enkeltsaker på de som klager på opptaket.

Aktuelle journalposter i saken:

Type	Tittel	Avsender - mottaker	Kommentar
I	Søknad om opptak på ph.d. - [søker]	Søker - saksbehandler ved aktuell enhet/institutt kopi til fakultet	Saksbehandler avskriver journalposten når innstilling er sendt til fakultetet.
V	CV
V	Prosjektbeskrivelse
V	Bekreftelse på finansiering
V	Karakterer/vitnemål
U	Avvisning av søknad	Institutt - søker	Avvising av mangelfulle søknader er enkeltvedtak etter forvaltningsloven, men kan avvises uten realitesbehandling. Svar med enkel epost i ePhorte
N	Innstilling - [Navn på søker]	Institutt - fakultet	Skjema limes inn i hoveddokument og sendes på sekvensiell godkjenning til instituttleder/ph.d.-ansvarlig/kontorsjef og forskningsdekan Fakultetet avskriver journalposten når svar til studenten er sendt.
U	Svar på søknad om phd-opptak	Fakultetet - søker	Svar sendes per epost til søker Avtale om opptak legges i kandidatmappene
V	Forslag til avtale

Historikk for tidligere arkivrutiner:

Søknader og svarbrev til og med opptaket for høsten 2004 (søknadsfrist 1. mars 2004) er journalført og ligger som saker i arkivet (AJHIST2) på arkivkode 474.1. Det er en samlesak for hvert semester med fakultetet som sakseier.

Fra og med opptaket for våren 2005 (søknadsfrist 1. oktober 2004) t.o.m. opptaket for høsten 2008 (søknadsfrist 1. mars 2008) har ikke søknadene lenger blitt journalført i noark. Søknadene og svarbrev på de som er tatt opp på programmet ligger som vedlegg til opptaksavtalen i vedkommendes kandidatmappe. Søknader og svarbrev til de som har fått avslag har blitt lagt i arkivbokser, og lagret som en egen arkivserie på papir. Det skal være en arkivboks pr. opptak.

Fra og med våren 2009 ble både søknad og svarbrev (opptak og avslag) journalført i ePhorte i i samlesaker per semester. Fra og med høsten 2010 ble sakstittel "Opptak til ph.d.-programmet ved SV-fakultetet [semester] [år]" endret til "Søknader om opptak på ph.d.-programmet ved SV-fakultetet mottatt [semester] [år]". Fra og med våren 2012 skal søknader om opptak sendes i ePhorte direkte til ansvarlig ved institutt/enhet som deretter sender innstillingen til fakultetet, som godkjenner instillingen og sender svar til søkeren. Fra april 2013 er det gjort noen forenklinger i titler på journalposter. Innstilingene fra institutt og fakultet er slått sammen til en journalpost.