|
Sakstype: Enkeltsak per opprettet prosjekt. EFP (eksternt finansierte prosjekter) deles inn i tre hovedkategorier; NFR-finansierte, eksternt finansierte og EU-finansierte. Arkivdel: SAK UIO Sakseier: Enheten Sakstittel: 1. NFR-prosjekt [eksternt prosjektnummer]: «tittel på prosjekt» - prosjektleder 2. [Finansiør]-prosjekt [evt. eksternt prosjektnummer]: «tittel på prosjekt» - prosjektleder 3. EU-prosjekt [evt. eksternt prosjektnummer]: «Tittel på prosjekt» - prosjektleder Ordningsprinsipp: Felles arkivnøkkel for UiO (ARKNOK) Ordningsverdi: 564 (NFR) 542 (Andre – inkl. EU) Kommentar: Arkivet oppretter toveis lenke fra søknaden som ligger i egen søknadssak til saken for prosjektet. Har prosjektet et akronym kan denne legges på sakstittel. Aktuelle journalposter i saken:
| Minimumskrav til dokumentasjon / JPer som SKAL/BØR ligge på sak
|
| JP
|
Type
|
Tittel
|
Avsender - mottaker
|
Kommentar
|
|
|
I
|
Tilsagnsbrev
Tilsagnsbrev
Midlertidig tilsagn – anmodning om revidert søknad
|
Finansiør - enhet
|
|
|
|
U
|
Revidert søknad
|
Enhet - finansiør
|
I tilfellet midlertidig tilsagn.
|
|
|
X
|
Budsjett
Totalbudsjett
Søknadsbudsjett
Revidert budsjett + [dato]
Endret budsjett + [dato]|
|
Controller/forskningskonsulent
|
EFP: Kontraktbudsjett
Signert totalbudsjett skal legges ved søknaden av forskningskonsulent.
Controller legger inn budsjett på sak etter behov og ved endringer/endret kontrakt.
|
|
|
I/U
|
Kontrakt
Kontrakt - kontrasignert
Endringer til kontrakt - kontrasignert
|
Enhet - finansiør
|
Prosjektbeskrivelse og generelle vilkår som vedlegg. NFR: i portalen tas det en skjermdump av godkjenning av kontrakten. Denne skrives ut, signeres og legges ved kontrakten for skanning til arkiv. Kontrakter med fysiske signaturer arkiveres i ePhorte som både inngående og utgående når begge parter har signert. Disse skal også oppbevares ved arkivet.
|
|
|
I/U
|
Samarbeidsavtale - kontrasignert
|
Sakseier - samarbeidspartner
|
Subkontrakt.
Dersom enhet ved SV samarbeider med annen intern eller ekstern enhet/institusjon om et prosjekt hvor den andre parten har avtalen med finansiøren. Dersom f.eks. NFR er finansiør opprettes saken som et NFR-prosjekt.
|
|
|
Y
|
Prosjektopprettelsesskjema
|
Controller
|
|
|
|
U
|
Framdriftsrapporter
|
Sakseier - finansiør
|
|
|
|
I/U
|
Korrespondanse til/fra finansiør som omhandler kontraktsforhold
|
|
Gjerne e-poster. Alt som er relevant til prosjektet – kontraktsinngåelser, endringer av kontrakt og budsjetter, melding om forlengelse, innfrielse av tilsagn. Her brukes skjønn.
|
|
|
U
|
Sluttrapport
|
Sakseier - finansiør
|
Ved prosjektavslutning.
|
| KAN legges på sak / kan forekomme
|
| JP
|
Type
|
Tittel
|
Avsender - mottaker
|
Kommentar
|
|
|
U
|
Søknad om støtte til finansiering av prosjekt
|
Sakseier – finansiør
|
Dersom det blir søkt om midler etter at prosjektet er opprettet.
|
|
|
I
|
Svar på søknad om finansiering av prosjekt
|
Finansiør - sakseier
|
|
|
|
U
|
Prosjekteningsskjema
|
Sakseier - Finansiør
|
|
|
|
I
|
Svar på prosjekteingsskjema
|
Finansiør - saksdeier
|
|
|
|
I/U
|
Purringer/anmodninger
|
|
For eksempel i forbindelse med sluttrapport, andre rapporteringer.
|
|
|
I
|
Innfrielse av tilsagn + år
|
Finansiør - sakseier
|
Tildeling på bakgrunn av godkjent fremdriftsrapport.
|
Historikk:Fra 1993-1999 var det litt forskjellige rutiner med hensyn til arkivering av forskningsprosjekter. Man har brukt flere forskjellige arkivkoder, og det er ikke skilt mellom ulike typer for finansiering. I arkivperiode fra 1.6.1999-31.12.2004 har alle forskningsprosjekter hver sin arkivmappe på arkivkode 442, uavhengig av om de er finansiert av NFR eller av andre organer/institusjoner. I den nye arkivnøkkelen som blir tatt i bruk 1.1.2005 er ikke lenger NFR regnet som en ekstern finansiør, så fra denne dato skiller man mellom NFR-prosjekter på arkivkode 563 og eksternt finansierte prosjekter på arkivkode 541. Alle prosjekter har hver sin mappe, som gjelder frem til prosjektet avsluttes, eller frem til periodisering. For de prosjektene som var aktive ved periodiseringen 1.1.2005 er det opprettet nye saker i AJPROD, og det er laget kryssreferanse i begge databaser. Frem til ca. 2005 hadde alle forskningsprosjekter ved UiO en mappe i arkivet til forskningsadministrativ avdeling, i tillegg til en mappe ved enhetene. Da det ble besluttet at all dokumentasjon skulle oppbevares ved enhetene ble denne overført fra forskningsadministrativ avdeling til fakultetene, så også til SV-fakultetet. Disse dokumentene er lagt inn i allerede eksisterende saksmapper. De prosjektene det ikke eksisterte mappe på fra før (ved SV) er det nå opprettet saker på. Dokumentene ligger uregistrert inni mappene. Prosjekter som har fått avslag fra NFR er fra 1.6.1999 arkivert i egne saker. Det ble opprettet samlesaker pr. enhet pr. år hvor alle avslagsbrev fra NFR ble journalført. Sakene hadde arkivkode 442 (AJHIST2) og 563 (AJPROD). Sakene hadde tittelen: ”Avslag på NFR-prosjektsøknader fra + institutt + år”. Søknadene ble ikke journalført i sakene, bare avslagsbrevene. |
