1. Innsynsbegjæring kommer på e-post til postmottak (postmottak@tf.uio.no).

2. Arkivet registrerer hver bestilling som en inngående journalpost i aktuell sak og til aktuell saksbehandler. I tilfeller hvor arkivet ikke vet hvem som skal behandle begjæringen skal den legges ufordelt til enhet og fordeles av leder.

3. Saksbehandler får journalposten i ”min innboks” og tar stilling til begjæringen. Saken skal avgjøres innen tre virkedager.

4. Ved gitt innsyn – saksbehandler svarer på den inngående journalposten med et utgående brev. Det begjærte dokumentet ”knyttes til” som vedlegg. I tilfeller hvor det blir gitt innsyn i et dokument som inneholder sensitive opplysninger, skal saksbehandler skrive ut og sladde sensitiv tekst i dokumentet. Når sladdingen er gjort, skannes dokumentet av saksbehandler og lagres på pcen. Dokumentet legges deretter som vedlegg til den aktuelle journalposten ved å "hente fil fra disk".

5. Saksbehandler sender dokumentet til rekvirenten ved hjelp av funksjonen ”ekspeder med e-post” (kopi til fakultetsdirektøren og dekanen).

6. Ved avslag (eller tvil) – saksbehandler lager utkast til avslagsbrevet med begrunnelse som sendes på enkel godkjenning til leder. Dersom dokumentet godkjennes sendes det til rekvirenten.

Avslag på innsynskravet skal alltid være: skriftlig, godkjent av leder, vise til riktig hjemmel og skal informere om klagerett.
Dersom rekvirenten ikke får svar innen fem arbeidsdager regnes det som et avslag, og han får dermed automatisk klagerett. Midlertidig svar skal sendes dersom saksbehandler har gode grunner for å ikke behandle kravet innen tidsfristen.

7. Klage - ved evt. klage henvises til begrunnelsen i avslaget.