Prosjekt: En aktivitet som er av et bestemt omfang,har en tidsbegrensning og som det skal redegjøres for, faglig og /eller økonomisk.

Ved en hver prosjektsøknad skal det opprettes en sak i ePhorte. Prosjektsøknadens innhold avgjør hvordan sakstittelen skal se ut. Ved for eksempel et eksternt finansiert prosjekt skal sakstittelen inneholde prosjektets navn, prosjektnr, oppdragsgiver og prosjektleder, Sakseier er den enhet som har utferdiget søknaden. Sakseier ved saksbehandler oppretter saksmappen og registrerer søknaden i ePhorte. Saksbehandler er som regel forskningskonsulent eller økonomikonsulent ved enheten, men kan også være en fra ledelsen. Saksbehandler har ansvar for å følge opp at all korrespondanse fra enheten blir registrert på saken.

Saksmappen til et prosjekt vil inneholde all arkivverdig korrespondanse om prosjektet. Antall journalposter vil variere med hvilke type prosjekt det er, og hvilke krav til rapportering og oppfølging det krever.