|
Sakstittel: Anskaffelse – hva anskaffelsen gjelder/hvilke produkter/hvilke tjenester Sakseier: Eiendomsavdelingen - EA Klassering: ARKNOK Tilgangskode: Lovhjemmel: Merknad: Journalposter i saken:
| JP
|
Dok.-type
|
Tittel
|
Avsender
|
Mottaker
|
Lovhjemmel
|
Merknad
|
|
|
U
|
Kunngjøring/utlysning
|
EA
|
Allmennheten
|
|
Registreres av Arkiv LOS eller av saksbehandler
|
| V
|
Konkurransegrunnlag
|
|
|
I, U, Y
|
Korrespondanse med tilbydere
|
|
|
|
Vurdere arkivverdighet, om dokumentet skal på offentlig journal og om det skal unntas offentlighet. Det siste gjelder også for Y -dokumenter.
|
|
|
X
|
Åpningsprotokoll
|
|
Journalføres uten mottaker
|
Ofl. § 23
|
|
|
|
I
|
Tilbud - kun tilbudsbrevene
|
Tilbyder
|
EA
|
Ofl. § 23, ofl. § 13 jfr. fvl. § 13
|
Registreres av saksbehandler før kontrakten signeres. Avskrives av saksbehandler.
|
| V
|
|
|
|
X
|
Referat
|
|
Journalføres uten mottaker
|
|
Registreres av saksbehandler i anbudssaker hvor forhandling tillates.
|
|
|
Y
|
Forslag til beslutning
|
|
|
Evt. ofl. § 13 jfr. fvl. § 13
|
|
| V
|
|
|
|
X
|
Anskaffelsesprotokoll
|
|
Journalføres uten mottaker
|
Ofl. § 23, ofl. § 13 jfr. fvl. § 13
|
Registreres av saksbehandler før kontrakten signeres.
|
| V
|
|
|
|
I, U
|
Klage etter valg av leverandør Klage på … Svar på klage på …
|
|
|
|
|
|
|
I, U
|
Kontrakt
|
Tilbyder
|
TA
|
|
Journalføres av Arkiv LOS. Saksbehandler påfører unntaksparagraf på vedlegg hvis nødvendig. Arkiv LOS / saksbehandler påfører forfallsdato. Avskrives av sakseier.
|
| V
|
|
|
|
I
|
Endringsmelding
|
|
|
|
Journalføres av Arkiv LOS
|
|
|
I
|
Opsjonsbrev
|
|
|
|
Registreres av saksbehandler eller journalføres av Arkiv LOS dersom brevet kommer i posten
|
Sak i ePhorte: Saksansvarlig oppretter en sak i ePhorte og registrerer sakstittelen på formen: Anskaffelse… Kunngjøring: Utlysningen registreres av saksbehandler i DOFFIN- og TED-basen. Saksbehandler sender lenke til arkivets postmottak. Arkivar importerer og journalfører kunngjøringen. Eller Utlysning i DOFFIN-basen og TED-basen importeres og registreres i ePhorte av saksbehandler. Mellomlagres på disk før den importeres. Når utlysningen er registrert i Doffin trykker man på "Skriv ut denne kunngjøringen". I pop up-vinduet høyreklikker man og velger "select all" (event. ctrl+a), åpne deretter et tomt worddokument, høyreklikk og velg "paste" (ctrl+v). Mellomlagre dokumentet på eget område. Dokumentet hentes inn i ePhorte ved funksjonen "hente fil fra disk".
- Konkurransegrunnlag: Grunnlagsdokumenter med vedlegg registreres av saksbehandler, eller skannes og journalføres av Arkiv LOS som vedlegg til kunngjøringen.
- Tilbud: Papirversjonen av tilbud med vedlegg arkiveres i Arkiv LOS.
- Anskaffelsesprotokoll: Registreres av saksbehandler når valg av leverandør er foretatt, på formen ”Anskaffelsesprotokoll + hva anskaffelsen gjelder”, dette for å skille mellom protokoller av denne art ved søk i ePhorte.
- Kontrakt: Papirversjonen arkiveres i Arkiv LOS.
- Endringsmelding: Papirversjonen arkiveres i Arkiv LOS.
Korrespondanse med tilbydere i forbindelse med klage:
- Inngående brev skannes og journalføres av Arkiv LOS.
- Utgående brev opprettes i ePhorte av saksbehandler.
- Utgående brev som må ha fysisk signatur opprettes av saksbehandler i ePhorte. Kopi av det signerte brevet sendes til Arkiv LOS for skanning.
- E-post importeres og journalføres av saksbehandler, eller av Arkiv LOS hvis den kommer til arkivets postmottak.
- E-post som kun inneholder formalinformasjon registreres evt. av saksbeh. som Y-dokumenter.
Tilbud og protokoll kan unntas offentlighet inntil valg av leverandør foreligger. Man velger tilgangskode ”OF Unntatt etter Offentlighetslova §23 omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m.” ved utsatt offentlighet. Tilbud og protokoll er imidlertidig offentlige i klagefristperioden og må av den grunn journalføres før kontrakten signeres. Hvis tilbud og protokoll inneholder taushetsbelagt informasjon skal tilgangskode ”OF Unntatt etter Offentlighetslova§13 opplysningar med teieplikt - Fvl.§13 taushetsplikt”brukes. Arkiv LOS endrer tilgangskode fra Ofl. §23 til Ofl. § 13 jfr. fvl §13 i forbindelse med journalføring av kontrakt. 29.10.2015 |
