Bestandoversikt er en samlet oversikt over alt arkivmaterialet på USIT. Arkivet på USIT utarbeidet en slik oversikt i 2010 og 2011. Den følger nedenfor. Merk at den ikke er oppdatert siden 2011. Ny bestandsoversikt utarbeides i 2023.

Per 15.6.11 er 20 hyllemeter sakarkiv fra 1965 til og med 2008 pakket og listeført. 

I tillegg inneholder arkivet følgende materiale som ikke er pakket og listeført:

• 15 meter sakarkiv i arkivskap fra ADB-avdelingen
• 5 meter sakarkiv fra Felles Studentsystem (FS) i ringpermer
• 0,2 m meter sakarkiv fra Felles Doktorgradssystem (FD) i ringpermer
• 7 hyllemeter styrepapirer, EDB-styret (1971-1991)
• 4 hyllemeter kopibøker fra EDB-sentret(1973-2005)
• 0,2 hyllemeter kopibøker fra ADB-avdelingen (1979-1986)
• 1 hyllemeter ledermøter USE og USIT (1990-1995)
• 1 permer EDB-råd (1965-1970)
• 0,5 hyllemeter arbeidsutvalg (1986-1988)
• 1 hyllemeter stabsmøter (EDB-sentret) (1977-1987)
• 8 hyllemeter personalmapper, pluss 4 hyllemeter på en personalkonsulents kontor (1971? - 2008, men kan inneholde kopier av eldre materiale - må undersøkes)
• 4,5 hyllemeter med søknadspapirer (1999-2006)
• Sakarkiv Regneanlegget Blindern-Kjeller RBK 2 hyllemeter
• Diverse prosjekter ADB-avdelingen, EDB-sentret og USIT ca 10 hyllemeter
• Sum 63.4 meter (volumet på materialet som ikke er pakket og listeført er stort sett organisert i permer og tar opp vesentlig mer plass enn materiale som er ryddet og pakket ned. Tallene er derfor ikke helt sammenlignbare.)

Det er i hovedsak foretatt fire periodiseringer av saksarkivet ved USIT: høsten 1993,sommer 1999, vinter 2005 og 18.02.2008. Det er i alle tilfellene foretatt skarpt periodeskille.

Arkivperiodene blir som følger: 1993-31.5.1999 (AJHIST1), 1.6.1999-31.12.2004 (AJHIST2), 1.1.2005-17.2.2008 (AJPROD) og 18.2.2008-d.d. (ePhorte).

Periodisering av det eldste historiske materialet er vanskelig å bestemme i og med at vi ikke har funnet gamle arkivplaner eller andre dokumenter som ekplisitt forteller noe om periodisering. Vår inndeling er derfor en rekonstruksjon og et resultat av en etterforskning.

Fra 1965 til 1971 var ikke EDB-sentret en egen enhet, men vi har funnet arkivmateriale tilbake til 1965. Den gang var det meste av EDB, både drift og undervisning, organisert som avdeling D under Matematisk Institutt.

Frem til 1994 opererte en ikke med saksnummer og et journalnummer kan ha hatt flere journalposter, men de har ikke strukket seg over flere år. Det blir derfor mest riktig å si at ett år er en periode, men det fysiske arkivet har ikke vært organisert etter årstall.

Arkivmaterialet er satt i permer etter arkivkode. Flere år er samlet i en perm, men ting kan tyde på at en ikke bevisst har inndelt i arkivperioder. Inndeling i årstall på permene ser heller ut til å være tatt av plasshensyn; da permene var fulle begynte en med nye permer. Arkivmateriale fra ett år i denne perioden kan derfor være fysisk pakket og listeført i to ulike beholdningslister, alt ettersom hvilken perm eller boks det ble funnet i. Når alt arkivmaterialet er funnet, pakket og listeført kan det være mulig å sortere materialet slik at alt arkivmaterialet er fysisk pakket på ett sted, men det er vanskelig å avgjøre hva som var bevisste ordning av arkivet og hva som er rot og tilfeldigheter.

En viktig inndeling i perioder er inndeling etter hvilke arkivnøkkel som har vært brukt. Det er ikke foretatt noe skarpt periodeskille og en har tildelt journalnummer per år uavhengig av hvilken arkivnøkkel som har vært brukt eller om en brukt arkivnøkkel i det hele tatt. For å forvirre ytterligere har en for 1971 til 1973 arkivert noen saker etter arkivkode og noen kronologisk etter journalnummer. En kan også finne saker fra 1976 under en arkivkode som hovedsakelig ble tatt i bruk i 1977.

For å oppsummere så vil en komme frem til ulik periodeinndeling om en baserer seg på å rekonstruere ut i fra; 1. arkivnøkler 2. journalregister eller 3. fysisk plassering i permer.

For det meste av arkivmaterialet er det samsvar mellom tre måtene å inndele på, men det er noe avvik.Når arkivet pakkes og ryddes vil hovedinndelingen være etter arkivnøkler, sekundært etter journalnummer og tertiært etter hvilket arkivmateriale som fysisk var lagret sammen. Problemet vi støter på er at vi ikke alltid vet når en arkivnøkkel har vært tatt i bruk eller når en har sluttet å bruke denne nøkkelen.

En arkivnøkkel har gjerne vært benyttet over lang tid og av praktiske hensyn er det nødvendig å dele inn perioder på noen år. Vi har derfor valgt å følge den inndeling av år som vi finner i permene. Denne inndelingen tror jeg er litt tilfeldig og bør ikke vektlegges for mye når det er tvil om hvor en journalpost skal fysisk sorteres. Da bør en vektlegge arkivkode og år, og en bør unngå at journalposter fra samme år er pakket forskjellige steder såfremt det ikke er innført en ny arkivnøkkel.

Vi har kommet frem til følgende inndeling i perioder:

• 1965 til 1970 (sortert kronologisk etter journalnummer)
• 1971 (sortert kronologisk etter journalnummer)
• 1972 til og med 1973 (sortert kronologisk etter journalnummer)
• 1971 til og med 1975 (sortert etter arkivkode av 1972)
• 1976 til og med 1978 (sortert etter arkivkode av 1972)
• 1979 til og med begynnnelsen av 1985 (sortert etter arkivnøkkel av 1972)
• 1985 (sortert etter arkivnøkkel av 1972)
• 1986 (sortert etter arkivnøkkel av 1972)
• 1987 til og med 31.8.1988 (sortert etter arkivnøkkel av 1972)
• 1.9.1988 til 1990 (sortert etter arkivnøkkel av 1.9.1988)
• 1991 til 1993 (sortert etter arkivnøkkel av 1.9.1988)
• 1994 til og med 31.5.1999 (sortert etter arkivnøkkel av 1.9.1988)
• 1.6.1999 til og med 2004
• 2005 til 18.02.2008
• 19.02.2008 –

Arkivmaterialet er pakket og listeført i henhold til denne periodeinndelingen, men klasse 2, personal, er pakket og listeført seperat.

Arkivlokaler

Merknad: I arkivlokalet er det lagret ikke-arkivverdig materiale i samme rom som arkivverdig materiale. Dette er stort sett andre papirer som regnskap og sakspapirer , men det finnes også gammelt datautstyr og gamle magnetbånd. 

Merknad: En stor jobb som må gjøres er å skille arkivmateriale fra annet materiale. Arkivverdig materiale er nå forsøkt samlet på bakveggen fra midten av veggen og til høyre, på reol midt på gulvet og i skap til høyre for dør. Dette er i første omgang en grovsortering basert på den informasjon som står skrevet på ryggen til permer. Denne info kan være missvisende i og med at en perm merket ”styret høst 78” kan være en personlig perm for en av styemedlemmene. Tilsvarende kan en perm merket ”arkiv” være en saksbehandlers personlige arkiv som av en eller annen grunn er blitt oppbevart på samme rom som sakarkivet.

Merknad: Gamle regnskapspapirer bør kastes. Må gås igjennom sammen med regnskapsansvarlig.

Merknad: Tilsettingspapirer må gjennomgås og ikke-arkivverdige papirer kastes.

Merknad: Sakspapier som ved overtagelse og drift av for RBK (Regneanlegget Blindern-Kjeller) må gjennomgås for å avgjøre om det er arkivverdig

Merknad: Prosjekter og tilvarende sakspapirer må vurderes om det er arkivverdig.

Merknad: Arkivmateriale står inntil veggene.

Merknad: Dør er ikke selvlukkendende.

Merknad: Det er ikke brannslukningsapparat i rommet.

Merknad: Det er sonealarm. Det er ikke egen lås til arkivrommet og det eksisterer ingen oversikt over hvem som har nøkkel til rommet. Lås må byttes.

Arkivlokalasjoner

Arkivmateriale på USIT er lokalisert på 3 ulike steder i Gaustadalléen 23 og et rom i Forskningsveien 3B; Arkivrommet – Rom nr. 3229, Personalmapper på personalkonsulents kontor –rom nr. 3106 og arkivskap på kontor til arkivansvarlig – rom nr. 3123 og lagerrom 5. etasje Forskningsveien 3B.

På arkivrommet nummereres veggene fra døråpningen med klokken. Vegg med dør er nummer 1, vegg til venstre for dør er nummer2 osv. Den frittstående reolen er nummer 5. På en vegg vil første reol fra venstre få nummer 1, deretter 2 osv. Hyllene i en reol nummereres alfabetisk der øverste hylle er A, neste B, osv. På vegg nummer to befinner det seg 4 arkivskap nummertert 1 til 4 fra venstre og på vegg 1befinner det seg to låsbare metallskap med hyller.

Plassering arkivmateriale vil bli angitt på følgende måte.; Sted – Vegg – Reol – Hylle.

Eksempel Arkivrommet – Vegg rett frem når du kommer inn døra – 2. reol fra venstre – 3.hylle fra toppen vil bli ført opp slik: Arkivrom 3-2-C

.

Aktiv arkiv

Dette er første fase i arkivmaterialets livssyklus. Aktivt arkiv er et lokale hvor dokumentene er til behandling eller i annen aktiv bruk hos det arkivskapende

organ. Aktivt arkiv har ikke samme krav til lokalet som spesialrom for arkiv. Det aktive arkivet er definert til å være de arkivseriene som hvert år får nye tilvekster, uavhengig av om de fysisk er plassert sammen med det avsluttede arkivmaterialet.

Dagens aktive arkiv ved USIT befinner seg i kontorrommet som benyttes til arkiv, innelåst i arkivskap. Perioden startet 18.02.2008. Det aktive arkivet gjenspeiler at USIT er en del av den forvaltningsmessige siden ved UiOs virksomhet. Det er kun deler av arkivnøkkelen som er i bruk. Hovedtyngden av saker ligger innenfor personalområdet. Videre er det mange driftskontrakter og andre typer av kontrakter.

Delarkiv USIT sogner også for Samarbeidstiltaket FS og Cristin som har blitt lagt til USIT ved UiO. Fra 01.01.2011 ble det opprettet egen arkivdel for disse.

Aktiv arkiv pr dagens dato er elektronisk arkiv-og saksbehandlingssystem ePhorte.

Kartleggingsarbeidet ved USIT

Riksarkivet har pålagt UiO kartleggings- og planleggingsoppgaver i forbindelse med å sikre arkivlokalet i forhold til Arkivloven med tilhørende forskrifter. Ved første rapportering høsten 2004 innrapporterte arkivet ingen mangler ved dagligarkivet, mens bortsettingsarkivet hadde en del mangler som måtte utbedres. Arkivet på USIT skal rapportere en gang i året til arkivledelsen ved UiO om fremdriften i dette arbeidet.