Avtaler og kontrakter
USIT må sikre forsvarlig arkivering og journalføring av kontrakter og avtaler ved USIT. Selv om den ferdigsignerte papiroriginalen er skannet inn i ePhorte, har papirversjonen juridisk dokumentasjonsverdi og må bevares så lenge det foreligger bevaringsbehov. Alle signerte originaler må leveres til USITs arkiv. Dersom det opprettes ny sak, bør avtalepart og gjenstand for avtale/kontrakt registreres. Avtalenummer eller annen identifikasjon bør også påføres.
Ansvarlig saksbehandler skal sende avtalen til arkiv for registrering i ePhorte. Oversendelsesbrev for avtale/kontrakt til signering skal også journalføres, det samme gjelder for forarbeider som har dokumentasjonsverdi.
Registrering av sensitive saker
Ekstra sensitive saker (f.eks politisaker) legges på øverste nivå på USIT (stedkode 350000). Ekstra sensitive saker unntas offentlighet ved påføring av relevant lovhjemmel og tilgangskode. Det betyr at kun de personer som har tjenstlig behov har tilgang til denne typen dokumenter i ePhorte.
Registrering av møtereferater
Følgende møtereferater skal journalføres i ePhorte:
- IT-direktørmøter
- Møter med universitetsdirektøren
- Møter med fakulteter og andre enheter ved UiO
- Møter med arbeidstakerorganisasjonene
Eventuelle nye referater hentes annenhver uke fra Vortex.
Personalsaker
Personalkonsulentene bruker ePhorte som arkiv- og saksbehandlingsverktøy på USIT. Alle tilsatte på USIT har sin egen personalmappe (markert som: Personalmappe USIT + navn) i ePhorte hvor personalkonsulent registrerer alle arkivverdige henvendelser om personen. Personalmappene eies av gruppeleder på USIT. Personalmapper har egen arkivdel som er markert PERS UiO og klassering 221 med tilgangskode PV. UiO sentralt har utarbeidet rutiner for hvordan man håndterer personalsaker ved UiO.
Tilsettingssaker
Personalkonsulenten oppretter en ny sak i ePhorte. Hele tilsettingsprosessen registreres og journalføres i ePhorte. UiO sentralt har utarbeidet rutiner om hvordan man skal gjøre det og hvilke dokumenter som er arkivverdige.
